1.1 Σύμφωνα με τα οριζόμενα στο Ν. 3389/2005 (ΦΕΚ Α΄ 232) «περί Συμπράξεων Δημοσίου και Ιδιωτικού Τομέα», όπως ισχύει, το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων (εφεξής καλούμενο ως Υ.Δ.Δ.Α.Δ), υπέβαλε στην Ειδική Γραμματεία Συμπράξεων Δημοσίου και Ιδιωτικού Τομέα (ΕΓΣΔΙΤ) πρόταση για την υλοποίηση του έργου «Ψηφιακής καταγραφής, αποθήκευσης και διάθεσης των πρακτικών των συνεδριάσεων δικαστηρίων με ΣΔΙΤ», η οποία εντάχθηκε στον προβλεπόμενο από το Ν. 3389/2005 Κατάλογο Προτεινομένων Συμπράξεων. Στη συνέχεια, και σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από το Ν. 3389/2005, υπεβλήθη στη Διυπουργική Επιτροπή Συμπράξεων Δημοσίου και Ιδιωτικού Τομέα (ΔΕΣΔΙΤ) αίτηση για την υπαγωγή της εν λόγω Σύμπραξης στις διατάξεις του Ν. 3389/2005. Με την από 28.02.2012 απόφαση της ΔΕΣΔΙΤ, εγκρίθηκε η υπαγωγή της παρούσας Σύμπραξης στις διατάξεις του Ν. 3389/2005.
1.2 Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιακή καταγραφή, αποθήκευση και διάθεση των πρακτικών των συνεδριάσεων στα πρωτοδικεία και εφετεία (πολιτικά και ποινικά) και στα ειρηνοδικεία της χώρας, με ΣΔΙΤ, στο εξής αναφερόμενο ως «Ολοκληρωμένο Σύστημα Πρακτικών Δικαστηρίων» η «ΟΣΠΔ» ή «προτεινόμενη σύμπραξη». Το Έργο αυτό θα καλύπτει α) τη δημιουργία Πληροφοριακού Συστήματος και υποδομών για την ψηφιακή καταγραφή, αρχειοθέτηση και διάθεση των Πρακτικών των Συνεδριάσεων των πολιτικών και ποινικών δικαστηρίων της χώρας, που παράγονται με το σύστημα της Ηχογράφησης-Αποηχογράφησης και β) τη προμήθεια υπηρεσιών Ηχογράφησης-Αποηχογράφησης των πρακτικών των δικαστηρίων. Θα υλοποιηθεί και θα λειτουργήσει μέσω Σύμπραξης Δημόσιου και Ιδιωτικού Τομέα (ΣΔΙΤ) που θα έχει χρονική διάρκεια πέντε (5) έτη από τη θέση σε ισχύ της Σύμβασης Σύμπραξης. Συνοπτική περιγραφή του Έργου επισυνάπτεται στην παρούσα ως Παράρτημα 1.
1.3 Αναθέτουσα Αρχή της προτεινόμενης σύμπραξης είναι το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων (εφεξής καλούμενο ως Υ.Δ.Δ.Α.Δ). . Ο Ιδιωτικός Φορέας Σύμπραξης (ΙΦΣ) θα αναλάβει την μελέτη, υλοποίηση, συντήρηση, την παροχή των υπηρεσιών τήρησης πρακτικών καθώς και την τεχνική διαχείριση και υποστήριξη της λειτουργίας του συστήματος, ώστε να διασφαλίζεται η πλήρης, συνεχής και απρόσκοπτη διαθεσιμότητά του.
1.4 Το αντικείμενο του Έργο θα αποτελείται από δύο κύρια μέρη:
Α) Τη δημιουργία Πληροφοριακού Συστήματος για την ψηφιακή καταγραφή, αρχειοθέτηση και διάθεση των Πρακτικών των Συνεδριάσεων των πρωτοδικείων, εφετείων και των ειρηνοδικείων, που παράγονται με το σύστημα της Ηχογράφησης-Αποηχογράφησης.
Β) Την προμήθεια υπηρεσιών Ηχογράφησης-Αποηχογράφησης των πρακτικών των δικαστηρίων.
Τα κείμενα και τα ψηφιακά ηχητικά αρχεία που θα παράγονται μέσω της διαδικασίας θα φυλάσσονται σε ασφαλείς κεντρικές υποδομές Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας απομαγνητοφώνησης τα κείμενα και τα ηχητικά αρχεία θα είναι διαθέσιμα στον Γραμματέα του δικαστηρίου.
Η ασφάλεια των δεδομένων απέναντι σε καταστροφές και δολιοφθορές θα ενισχύεται από ειδικά προσαρμοσμένη πολιτική πρόσβασης, συστηματικής τήρησης αντιγράφων ασφαλείας και την ύπαρξη δευτερεύουσας υποδομής κεντρικών εξυπηρετητών
Ανάγκες που καλύπτει το έργο
Η υλοποίηση του παρόντος έργου κατά κύριο λόγο θα βελτιστοποιήσει τη διαδικασία τήρησης των Πρακτικών Συνεδριάσεων και την διαχείριση αυτών σε σημαντικό μέρος των δικαστηρίων της χώρας (Ειρηνοδικεία, Πρωτοδικεία, και Εφετεία) και ειδικότερα θα οδηγήσει:
• στην επιτάχυνση της απονομής Δικαιοσύνης και στην ενδυνάμωση του αισθήματος ασφάλειας και εμπιστοσύνης των πολιτών στην ελληνική δικαιοσύνη και στην ενίσχυση του κράτους δικαίου.
• στην ποιοτική αναβάθμιση των παρεχόμενων προς τους πολίτες υπηρεσιών ως προς τον τρόπο έκδοσης αντιγράφων πρακτικών.
• σε σημαντική ελάφρυνση της γραφειοκρατικής επιβάρυνσης του πολίτη, αφού θα δύναται να υποβάλει αίτηση και να λαμβάνει δικαστικά έγγραφα ταχύτατα. Έμμεση συνέπεια τούτου θα είναι και η αποσυμφόρηση των γραφείων των Δικαστικών κτηρίων, καθώς και η αποφυγή άσκοπης μετακίνησης πολιτών.
• σε σημαντική ελάφρυνση της διοικητικής επιβάρυνσης του Κράτους, αφού πλήθος από διαδικασίες-λειτουργίες που σήμερα απαιτούν ιδιαίτερα αυξημένο αριθμό εργατοωρών, θα εκτελούνται με αυτοματοποιημένο τρόπο.
• σε μεγιστοποίηση της διατηρησιμότητας και προσβασιμότητας των σχετικών αρχείων.
Το έργο αυτό, έχει ως σκοπό την ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και την προώθηση του οργανωτικού και διοικητικού εκσυγχρονισμού της ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης. Αυτό θα επιτευχθεί με τη μηχανογράφηση των θέσεων εργασίας των Δικαστικών Γραμματέων αλλά και τον εξοπλισμό των αιθουσών των δικαστηρίων της χώρας με σύγχρονες υποδομές.
Θα δίδεται έτσι η δυνατότητα για την ψηφιοποίηση των ακροάσεων με σύγχρονες μεθόδους, που θα διασφαλίζουν την πιστότητα, την αποηχογράφηση των καταθέσεων με τη συνδρομή εξειδικευμένου λογισμικού και την καταχώρηση των ψηφιακών δεδομένων (συμπιεσμένα αρχεία ήχου και αρχεία κειμένου) στα οποία θα έχουν ενσωματωθεί επαρκή μεταδεδομένα (πλήρης τεκμηρίωση πληροφορίας) σε μια Κεντρική Βάση Δεδομένων, στην οποία θα έχουν ελεγχόμενη πρόσβαση εξουσιοδοτημένοι χρήστες. Οι εφαρμογές που θα αναπτυχθούν, θα επιτρέπουν την ενημέρωση και τη διάθεση της απαιτούμενης πληροφορίας στους πολίτες με ηλεκτρονικό τρόπο.
Άμεσα ωφελούμενοι από τα αποτελέσματα του έργου θα είναι καταρχήν οι πολίτες, καθώς θα βελτιωθεί το επίπεδο εξυπηρέτησης από πλευράς χρόνου και ποιότητας ως προς την έκδοση αντιγράφων πρακτικών των συνεδριάσεων, αλλά και οι δικηγόροι οι οποίοι συμμετέχουν για λογαριασμό των πελατών τους στις ακροαματικές διαδικασίες των δικαστικών υποθέσεων.
1.5 Θα διασφαλιστεί η ανοικτή αρχιτεκτονική του Έργου ώστε να εξασφαλίζεται η διασύνδεση και διαλειτουργικότητα µε τον ήδη εγκατεστημένο εξοπλισμό των Δικαστηρίων καθώς και με τον εξοπλισμό πιθανών μελλοντικών επεκτάσεων
1.6 Η χρηματοδότηση του κόστους υλοποίησης των υποδομών θα γίνει με την χρήση πόρων του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση». Αντιθέτως, το κόστος των παρεχόμενων υπηρεσιών του Ιδιωτικού Φορέα κατά την λειτουργία των υποδομών αυτών θα καλύπτεται από πόρους του ΥΔΔΑΔ.
1.7 Οι πληρωμές διαθεσιμότητας θα είναι συνδεδεμένες με την τήρηση των κριτηρίων διαθεσιμότητας και των προδιαγραφών λειτουργίας-αποτελέσματος, που θα περιλαμβάνονται στα τεύχη της Β΄ Φάσης. Στη Διακήρυξη Β΄ Φάσης και τα λοιπά τεύχη που θα τη συνοδεύουν θα προσδιορίζονται αναλυτικότερα τα παραπάνω, περιλαμβανομένου του τρόπου και της συχνότητας καταβολής των πληρωμών διαθεσιμότητας, καθώς και όλες οι αναγκαίες λεπτομέρειες, που αφορούν στην εκτέλεση του Έργου (προδιαγραφές κατασκευής, λειτουργίας και αποτελέσματος, μέγιστος χρόνος κατασκευής, υπηρεσίες λειτουργίας και συντήρησης των εγκαταστάσεων κτλ).
1.8 Σε σχέση με το ανωτέρω Έργο, ο ΙΦΣ (με την ΑΕΕΣ που θα συστήσει) θα αναλάβει:
Ο ιδιωτικός φορέας αναλαμβάνει να παράσχει τις υπηρεσίες ανάπτυξης υποδομών και υποστήριξης στην τήρηση πρακτικών, που περιγράφονται αναλυτικά στις προηγούμενες ενότητες.
Συνοπτικά, ο ιδιωτικός φορέας θα έχει τις παρακάτω υποχρεώσεις:
• Ανάπτυξη υποδομών
• Υπηρεσίες υποστήριξης στην τήρηση πρακτικών
• Εξασφάλιση της διαθεσιμότητας του συστήματος και του συμφωνηθέντος επιπέδου υπηρεσιών
• Επιστροφή του έργου στον Δημόσιο Φορέα μετά τη λήξη της συμβατικής περιόδου.
• Διασφάλιση ορθής χρήσης και λειτουργίας εξοπλισμού και συστημάτων.
1.9 Η συνολική συμβατική διάρκεια της Σύμπραξης ανέρχεται σε πέντε ( 5) έτη από τη θέση σε ισχύ της Σύμβασης Σύμπραξης, σύμφωνα με όσα θα αναφέρονται ειδικότερα στη Διακήρυξη της Β΄ Φάσης και, ιδίως, στο σχέδιο της Σύμβασης Σύμπραξης.
1.10 Δεδομένου ότι κατά την παρούσα φάση προγραμματίζονται από την Αναθέτουσα Αρχή ενέργειες αναφορικά με τον ακριβή προσδιορισμό του εύρους του Έργου και των λειτουργικών δυνατοτήτων του η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα τροποποίησης, με την έννοια της αύξησης ή και του περιορισμού του αντικειμένου της παρούσας Σύμπραξης. Οι σχετικές αποφάσεις της Αναθέτουσας Αρχής σε σχέση με τις ανωτέρω τυχόν διαφοροποιήσεις του αντικειμένου του Έργου και την ενδεχόμενη μεταβολή του προϋπολογισμού αυτού κατά τα εκτεθέντα κατωτέρω στην παράγραφο 3.2, θα ληφθούν εγκαίρως και θα γνωστοποιηθούν στους Υποψηφίους το αργότερο με τη δημοσίευση της Διακήρυξης Β΄ Φάσης του Διαγωνισμού και των λοιπών τευχών που θα τη συνοδεύουν.