Πρώην Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης

Δικτυακός Τόπος Διαβουλεύσεων

• Σχόλιο του χρήστη 'michail mitikidis' | 5 Μαρτίου 2013, 14:50

  Μόνιμος Σύνδεσμος

  Σχετικά με το παρόν θέμα και την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, λόγω της πολυετούς εμπειρίας μου, πάνω από 15 χρόνια και ειδικώτερα στην Γερμανία όπου αναγνωρίζεται (Νομοθεσία GDPdU) το ηλεκτρονικό αρχείο ως πρωτότυπο εδώ και 30 χρόνια, από την στιγμή που είναι αρχειοθετημένο σε πιστοποιημένο σύστημα, θέλω να σας ενημερώσω τα εξής : Η βασική αρχή της πιστοποίησης έγκειται σε 2 πράγματα. 1. Revision Security (Software) :στην παρακολούθηση όλων των αλλαγών στο αρχικό έγγραφο και την δυνατότητα προβολής/ενεργοποίησης του αρχικού εγγράφου. Αυτό σημαίνει μη δυνατότητα αλλοίωσης πάνω στο έγγραφο, χωρίς να γνωρίζουμε τι, ποτε ποιός έκανε κάτι. 2.(Hardware) σε σχέση με το αποθηκευτικό μέσο να μην υπάρχει δυνατότητα αλλοίωσης αυτού (Hardware) και για αυτόν τον λόγο συνήθως η νομοθεσία το θέλει να είναι Write Once. Για αυτόν τον λόγο παλαιότερα τέτοια συστήματα χρησιμοποιούσαν για έγγραφα Write Once οπτικούς δίσκους. Σήμερα υπάρχουν αποθηκευτικά με σκληρούς δίσκους όπου στο Hardware είναι κλειδωμένα και είναι μόνο Write Once. Τα επαγγελματικά συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διαχειρίζονται όλων των ειδών των μέσων αρχειοθέτησης. Ανάλογα με την διαβάθμιση του εγγράφου το αποθηκεύουμε σε αντίστοιχο μέσο Επίσης όλα αυτά τα συστήματα είναι ανεξάρτητα της βάσης δεδομένων. Αυτήν την χρησιμοποιούν βοηθητικά και είναι μόνο για τα Meta Data, τα οποία βρίσκονται και στο ηλεκτρονικό αρχείο. Το μέσο αποθήκευσης είναι όπως είπαμε οπτικοί δίσκοι, NAS, SAN. Τα συστήματα αυτά μορφοποιούν τους χώρους αποθήκευσης, ακόμα και εάν πρόκειται για το file system με τέτοιον τρόπο μη αναγνώσιμο εκτός συστήματος. Επίσης για μη ενεργά έγγραφα σε αυτά τα συστήματα είναι δυνατή η αναζήτηση των εγγράφων (από τα META DATA) αλλά πιθανώς όχι η προβολή, εάν ένα έγγραφο βρίσκεται σε Offline Αποθηκευτικό μέσο η σε οπτικό δίσκο εκτός Drive. Όλα τα άλλα όπως κρυπτογράφηση κ.τ.λ είναι επιπρόσθετα τέτοιων συστημάτων για ειδικά διαβαθμισμένα έγγραφα. Δεν κρυπτογραφούμε όλα τα έγγραφα, αλλά για όλα τα έγγραφα υπάρχει η ασφάλεια της μη αλλοίωσης. Τα συστήματα αυτά προσφέρουν ειδικά εργαλεία διαχείρισης και των μέσων αρχειοθέτησης (Storage Management) με συνθήκες κ.α. Υπάρχουν στην αγορά συγκεκριμένα συστήματα διαχείρισης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πιστοποιημένα διεθνώς, όσον αφορά την ασφάλεια του αρχείου. Το θέμα είναι μεγάλο αλλά όχι κάτι καινούριο που θα πρέπει να ανακαλύψουμε κάτι από την αρχή. Επιλέγοντας ένα πιστοποιημένο σύστημα αυτόματα έχουμε όλες τις καλύψεις για το ηλεκτρονικό αρχείο. Το μεγάλο πρόβλημα στην Ελλάδα είναι ο σχεδιασμός της λύσης ακόμα και με ένα πιστοποιημένο σύστημα. Το σωστό είναι ένα κεντρικό σύστημα για όλα τα τμήματα ενός οργανισμού, υπουργείου που θα διαχειρίζεται όλες τις ανάγκες του οργανισμού. Με αυτό επιτυγχάνουμε άμεση διασταύρωση πληροφοριών, ελαχιστοποίηση διαχειριστικού κόστους, άμεσο έλεγχο των επιχειρησιακών διαδικασιών κ.α. π.χ ηλεκτρονικό πρωτόκολλο έιναι μια εφαρμογή πάνω σε τετοια συστήμματα, κάτι που δεν έγινε στην Ελλάδα. Το μεγαλύτερο διαχειριστικό κόστος των συστηματων αυτών είναι η τροφοδοσία του με τις πληροφορίες-έγγραφα, ειδικά όταν πρόεκειται για φυσικά έγγραφα που θα πρέπει να σαρωθούν. Για αυτόν τον λόγο υπάρχουν εξειδικευμένες λύσεις για μαζική ψηφιοποίηση εγγράφων. Δεν βάζουμε για το σύνολο των εγγράφων τον κάθε υπάλληλο να σαρώνει αλλά υπάρχει ειδικό τμήμα ψηφιοποίησης κεντρικά. Για επιτύχουμε όμως την ψηφιοποίηση με ελάχιστο κόστος αυτό σημαίνει οργάνωση σε επίπεδο σχεδιασμού εντύπων, εισαγωγή φορμών, Barcode κ.α. Μπορώ να σας αναπτύξω όλη την λογική της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης στην πράξη μέσα από τις δυνατότητες αυτών των συστημάτων, αλλά είναι δύσκολο μέσα σε λίγες γραμμές να γίνει αυτό.