Σχέδιο Δράσης OGP OGP

Άρθρο 03: Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων

1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινομούνται σε συναφείς ομάδες από τους φορείς που τα τηρούν με σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών. Μια ομάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται με την ίδια οργανωτική δομή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, κ.λπ. δύναται να ταξινομείται στην ίδια θεματική ενότητα ή φάκελο υπόθεσης και με τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχία και συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχομένου τους.
2. Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο που αρχειοθετείται σε ηλεκτρονικό φάκελο αυτόματα αποκτά τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά του φακέλου που ανήκει. Εφόσον δεν έχει οριστεί κάτι διαφορετικό οι χρήστες αποκτούν στο ηλεκτρονικό έγγραφο τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που έχουν για τον ηλεκτρονικό φάκελο. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να είναι διαβαθμισμένα με διαφορετικό βαθμό ασφάλειας και ως εκ τούτου η πρόσβαση σε αυτά να διέπεται από διαφορετικούς κανόνες.
3. Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από του φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών διασφαλίζοντας τη δυνατότητα συνεργασίας μεταξύ συστημάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης.
4. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα προκειμένου να έχουν εφαρμογή οι διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.2690/1999 (Α΄45), όπως ισχύει, διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα και ιδιωτικά έγγραφα. Τα διαβαθμισμένα ηλεκτρονικά έγγραφα χαρακτηρίζονται με βάση τη απόφαση 2011/292/ΕΕ όπως ισχύει, ως άκρως απόρρητα (Top Secret), απόρρητα (Secret), εμπιστευτικά (Confidential) και περιορισμένης χρήσης. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή ευαίσθητα δεδομένα με βάση το άρθρο 2 του ν. 2472/1997 χαρακτηρίζονται αντίστοιχα. Το περιεχόμενο και τα μεταδεδομένα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγμή της αρχειοθέτησης τους έως την εκκαθάριση τους παραμένουν αναλλοίωτα για όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα.
5. Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα με την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ημιενεργά, ανενεργά – ιστορικά. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρησης που προβλέπει το σχετικό θεσμικό πλαίσιο. Μετά την παρέλευση του χρόνου διατήρησης των ηλεκτρονικών εγγράφων οι υπηρεσίες του δημοσίου εκκαθαρίζουν περιοδικά τα αρχεία τους μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκκαθαρίζονται, αποθηκεύονται σε μέσα από τα οποία δύναται να μην είναι δυνατή η άμεση αναζήτηση και ανάκτησή τους.

  • Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Στο άρθρο 3 η παράγραφο 3 να συμπληρωθεί ως ακολούθως:

    «3.Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από του φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών διασφαλίζοντας τη δυνατότητα συνεργασίας μεταξύ συστημάτων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, τηρώντας σε κάθε περίπτωση τη δυνατότητα πρόσβασης των ατόμων με αναπηρία στο σύνολο των εγγράφων».

  • 8 Μαρτίου 2013, 15:37 | Καρβούνης Παναγιώτης
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό πρέπει πάντα να συνοδεύεται από την δυνατότητες ψηφιακής διακίνησης εγγράφων και σχετικών με αυτά δεδομένων διεκπεραίωσης (αρμόδιοι χειριστές, χρονικά ορόσημα, τυποποιημένες διαδικασίες ροής εργασιών).

  • 8 Μαρτίου 2013, 11:50 | Ευαγγελία Χάρου
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Για πιο λόγο να διατηρούνται εκκαθαρισμένα αρχεία, τη στιγμή που για την εκκαθάριση απαιτείται έλεγχος από τα Γ.Α.Κ., και αναλόγως τα έντυπα καταστρέφονται.
    Θεωρώ ότι είναι γραφειοκρατικό και μη σύννομο με την έννοια της εκκαθάρισης η αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων που εκκαθαρίζονται «σε μέσα από τα οποία δύναται να μην είναι δυνατή η άμεση αναζήτηση και ανάκτησή τους». Για πιο λόγο να διατηρήσεις κάτι που καταστρέφεται.
    Με εκτίμηση
    Ε. Χάρου

  • 5 Μαρτίου 2013, 14:50 | michail mitikidis
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Σχετικά με το παρόν θέμα και την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, λόγω της πολυετούς εμπειρίας μου, πάνω από 15 χρόνια και ειδικώτερα στην Γερμανία όπου αναγνωρίζεται (Νομοθεσία GDPdU) το ηλεκτρονικό αρχείο ως πρωτότυπο εδώ και 30 χρόνια, από την στιγμή που είναι αρχειοθετημένο σε πιστοποιημένο σύστημα, θέλω να σας ενημερώσω τα εξής : Η βασική αρχή της πιστοποίησης έγκειται σε 2 πράγματα. 1. Revision Security (Software) :στην παρακολούθηση όλων των αλλαγών στο αρχικό έγγραφο και την δυνατότητα προβολής/ενεργοποίησης του αρχικού εγγράφου. Αυτό σημαίνει μη δυνατότητα αλλοίωσης πάνω στο έγγραφο, χωρίς να γνωρίζουμε τι, ποτε ποιός έκανε κάτι. 2.(Hardware) σε σχέση με το αποθηκευτικό μέσο να μην υπάρχει δυνατότητα αλλοίωσης αυτού (Hardware) και για αυτόν τον λόγο συνήθως η νομοθεσία το θέλει να είναι Write Once. Για αυτόν τον λόγο παλαιότερα τέτοια συστήματα χρησιμοποιούσαν για έγγραφα Write Once οπτικούς δίσκους. Σήμερα υπάρχουν αποθηκευτικά με σκληρούς δίσκους όπου στο Hardware είναι κλειδωμένα και είναι μόνο Write Once. Τα επαγγελματικά συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διαχειρίζονται όλων των ειδών των μέσων αρχειοθέτησης. Ανάλογα με την διαβάθμιση του εγγράφου το αποθηκεύουμε σε αντίστοιχο μέσο
    Επίσης όλα αυτά τα συστήματα είναι ανεξάρτητα της βάσης δεδομένων. Αυτήν την χρησιμοποιούν βοηθητικά και είναι μόνο για τα Meta Data, τα οποία βρίσκονται και στο ηλεκτρονικό αρχείο. Το μέσο αποθήκευσης είναι όπως είπαμε οπτικοί δίσκοι, NAS, SAN. Τα συστήματα αυτά μορφοποιούν τους χώρους αποθήκευσης, ακόμα και εάν πρόκειται για το file system με τέτοιον τρόπο μη αναγνώσιμο εκτός συστήματος. Επίσης για μη ενεργά έγγραφα σε αυτά τα συστήματα είναι δυνατή η αναζήτηση των εγγράφων (από τα META DATA) αλλά πιθανώς όχι η προβολή, εάν ένα έγγραφο βρίσκεται σε Offline Αποθηκευτικό μέσο η σε οπτικό δίσκο εκτός Drive. Όλα τα άλλα όπως κρυπτογράφηση κ.τ.λ είναι επιπρόσθετα τέτοιων συστημάτων για ειδικά διαβαθμισμένα έγγραφα. Δεν κρυπτογραφούμε όλα τα έγγραφα, αλλά για όλα τα έγγραφα υπάρχει η ασφάλεια της μη αλλοίωσης. Τα συστήματα αυτά προσφέρουν ειδικά εργαλεία διαχείρισης και των μέσων αρχειοθέτησης (Storage Management) με συνθήκες κ.α. Υπάρχουν στην αγορά συγκεκριμένα συστήματα διαχείρισης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πιστοποιημένα διεθνώς, όσον αφορά την ασφάλεια του αρχείου. Το θέμα είναι μεγάλο αλλά όχι κάτι καινούριο που θα πρέπει να ανακαλύψουμε κάτι από την αρχή. Επιλέγοντας ένα πιστοποιημένο σύστημα αυτόματα έχουμε όλες τις καλύψεις για το ηλεκτρονικό αρχείο. Το μεγάλο πρόβλημα στην Ελλάδα είναι ο σχεδιασμός της λύσης ακόμα και με ένα πιστοποιημένο σύστημα. Το σωστό είναι ένα κεντρικό σύστημα για όλα τα τμήματα ενός οργανισμού, υπουργείου που θα διαχειρίζεται όλες τις ανάγκες του οργανισμού. Με αυτό επιτυγχάνουμε άμεση διασταύρωση πληροφοριών, ελαχιστοποίηση διαχειριστικού κόστους, άμεσο έλεγχο των επιχειρησιακών διαδικασιών κ.α. π.χ ηλεκτρονικό πρωτόκολλο έιναι μια εφαρμογή πάνω σε τετοια συστήμματα, κάτι που δεν έγινε στην Ελλάδα. Το μεγαλύτερο διαχειριστικό κόστος των συστηματων αυτών είναι η τροφοδοσία του με τις πληροφορίες-έγγραφα, ειδικά όταν πρόεκειται για φυσικά έγγραφα που θα πρέπει να σαρωθούν. Για αυτόν τον λόγο υπάρχουν εξειδικευμένες λύσεις για μαζική ψηφιοποίηση εγγράφων. Δεν βάζουμε για το σύνολο των εγγράφων τον κάθε υπάλληλο να σαρώνει αλλά υπάρχει ειδικό τμήμα ψηφιοποίησης κεντρικά. Για επιτύχουμε όμως την ψηφιοποίηση με ελάχιστο κόστος αυτό σημαίνει οργάνωση σε επίπεδο σχεδιασμού εντύπων, εισαγωγή φορμών, Barcode κ.α. Μπορώ να σας αναπτύξω όλη την λογική της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης στην πράξη μέσα από τις δυνατότητες αυτών των συστημάτων, αλλά είναι δύσκολο μέσα σε λίγες γραμμές να γίνει αυτό.