Για τους σκοπούς του παρόντος Διατάγματος ισχύουν οι σχετικοί ορισμοί του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011, καθώς και οι ορισμοί, τα πρότυπα και δομικά στοιχεία και η διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων όπως περιγράφονται στα άρθρα 1 και 3 αντίστοιχα της Υ.Α. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 όπως ισχύουν:
1. Ηλεκτρονικό αρχείο: κάθε διαρθρωμένο σύνολο δεδομένων ή εγγράφων, τα οποία είναι προσιτά με γνώμονα συγκεκριμένα κριτήρια και υποβάλλονται σε επεξεργασία με χρήση ΤΠΕ, σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138).
2. Ηλεκτρονικό έγγραφο: κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό – πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138).
3. Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο, που εκδίδεται από τους φορείς του δημόσιου τομέα και του ευρύτερου δημόσιου τομέα του άρθρου 3 του ν.3779 από το οποίο προκύπτει με μηχαναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή και η ημερομηνία έκδοσης. Οι φορείς που εκδίδουν ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παρέχουν μηχανισμό για την επιβεβαίωση της γνησιότητας του εγγράφου με βάση τα πρότυπα που ορίζονται στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 Υπουργική Απόφαση «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄1317), όπως ισχύει κάθε φορά.
4. Ευρετηρίαση: η δημιουργία υποδομής για την ταχεία αναζήτηση πληροφοριών και δεδομένων σε ένα αρχείο ή συλλογή πληροφορίας και εγγράφων, σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138).
5. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων: το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται με χρήση ΤΠΕ και που αποσκοπούν στην καταχώριση, πρωτοκόλληση, οργάνωση, ταξινόμηση και συντήρηση των εγγράφων που δημιουργήθηκαν από τους φορείς δημόσιου τομέα ή των εγγράφων που περιήλθαν σε αυτούς από τρίτους σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138).
6. Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο: το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο κι αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138).
7. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο τέτοιο ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
8. Μεταδεδομένα: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα, τους ηλεκτρονικού φακέλους και τα ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.
9. Κανόνες διαχείρισης αρχείων: Οι κανόνες διαχείρισης αρχείων αφορούν α) στο τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου, β) στο τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα αρχείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδομένα καθώς και δ) στο καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβαση και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού αρχείου.
Τα σχόλια είναι απενεργοποιημένα Στο "Άρθρο 01: Ορισμοί"
#1 Σχόλιο Από ΔΕΣΠΟΙΝΑ Πλευριά Στις 5 Μαρτίου 2013 @ 23:25
1.Όσον αφορά την ηλεκτρονική υπογραφή, αυτή τείνει εάν πρόκειται για τον κλασικό ορισμό της ψηφιακής υπογραφής, να αφορά το εκάστοτε ηλεκτρονικό έγγραφο και όχι τον υπογράφοντα, εφόσον πρέπει να εξασφαλίζει την ατόφια μεταφορά του ίδιου του εγγράφου.
2. Τα «Μεταδεδομένα» , σύμφωνα με το πρωτόκλο OSI δεν θα είναι ορατά από το επίπεδο Παρουσίασης, αλλά θα περιορίζονται στο Μεταφοράς και ούτε στο Εφαρμογής. Άρα τα χρησιμοποιούμε κατά κύριο λόγο στον κορμό υλοποίησης του έργου (hard core programming).
3. Το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο είναι συνολικά ο τρόπος δόμησης αλλά και οι ορισμοί που αφορούν τον παραπάνω (νο 5) όρο του άρθρου, τουτ έστιν την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων. Επομένως, και λόγω της ομοιότητας του όρου με το ευρέως διαδεδομένο πρωτόκολο και πρωτοκόληση, καλό είναι να διαχωρίζεται με μια παρένθεση η οποία αντιστοιχεί στην αγγλική ορολογία(protocol ή standards)
#2 Σχόλιο Από Εθνική Συνομοσπονδία Ατόμων με Αναπηρία Στις 8 Μαρτίου 2013 @ 15:55
Η Εθνική Συνομοσπονδία Ατόμων με Αναπηρία (Ε.Σ.Α.μεΑ.), που αποτελεί τον τριτοβάθμιο κοινωνικό και συνδικαλιστικό φορέα των ατόμων με αναπηρία και των οικογενειών τους στη χώρα, επίσημα αναγνωρισμένο Κοινωνικό Εταίρο της ελληνικής Πολιτείας σε ζητήματα αναπηρίας, ιδρυτικό μέλος του Ευρωπαϊκού Φόρουμ Ατόμων με Αναπηρία και μέλος με δικαίωμα ψήφου στις Επιτροπές Παρακολούθησης του συνόλου των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2007 – 2013, με το παρόν σας υποβάλλει τις προτάσεις της, στο πλαίσιο της δημόσιας διαβούλευσης για το Σχέδιο Προεδρικού Διατάγματος «Ψηφιοποίηση Εγγράφων και Ηλεκτρονικό Αρχείο». Οι παρακάτω προτάσεις μας υποβλήθηκαν και ηλεκτρονικά στις 08.03.2013 στον διαδικτυακό τόπο της ανοιχτής διακυβέρνησης [1].
Στο υπό διαβούλευση Προεδρικό Διάταγμα δεν λαμβάνεται καμία πρόνοια τόσο για την προσβασιμότητα των δημόσιων ηλεκτρονικών εγγράφων όσο και για τη διαδικασία αρχειοθέτησή τους, σε δυσαρμονία με τη Συνταγματική πρόνοια του Άρθρου 5Α καθώς και του Νόμου 3979/2011 και της κυρωθείσας από την Ελληνική Βουλή βάσει του ν. 4074/2012, Αρ. ΦΕΚ 88 Α΄/11.04.2012, Σύμβασης του ΟΗΕ για τα δικαιώματα των ατόμων με αναπηρία και του Προαιρετικού της Πρωτοκόλλου.
Για την Εθνική Συνομοσπονδία Ατόμων με Αναπηρία, η Δημόσια Διοίκηση δείχνει με τον τρόπο αυτό ότι δεν σέβεται τα ανθρώπινα και συνταγματικά κατοχυρωμένα δικαιώματα των πολιτών με αναπηρία, εφόσον με το παρόν Σχέδιο Προεδρικού Διατάγματος δεν λαμβάνεται καμία μέριμνα που να καθιστά εύκολη και προσβάσιμη την ψηφιοποίηση και την ιχνιλασιμότητα των ηλεκτρονικών εγγράφων σε πολίτες που χρησιμοποιούν λύσεις υποστηρικτικής τεχνολογίας, καταδεικνύοντας, για ακόμη μια φορά, την έλλειψη τεχνογνωσίας επί του ζητήματος. Η έλλειψη αυτή δυστυχώς οδηγεί τα άτομα με αναπηρία στο να αναζητούν άλλους παρωχημένους τρόπους, μέσω τρίτων ώστε να μπορέσουν να προσπελάσουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα της Δημόσιας Διοίκησης, σε μη προσβάσιμους μάλιστα διαδικτυακούς τόπους (π.χ. Βουλή των Ελλήνων, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, πύλη ΕΡΜΗΣ και το σύνολο των ιστοχώρων Υπουργείων), εφόσον τα παραγόμενα αυτά ηλεκτρονικά έγγραφα δεν κατασκευάζονται με ενιαίο και καλά ορισμένο τρόπο που να τα καθιστά προσβάσιμα και εύχρηστα από λύσεις υποστηρικτικής τεχνολογίας.
Στη βάση των προαναφερθέντων η Ε.Σ.Α.μεΑ. προτείνει ανά άρθρο τα παρακάτω:
– Στο άρθρο 1 οι παράγραφοι 3, 6 και 7 να συμπληρωθούν ως ακολούθως:
«3. Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο, που εκδίδεται από τους φορείς του δημόσιου τομέα και του ευρύτερου δημόσιου τομέα του άρθρου 3 του ν.3779 από το οποίο προκύπτει με μηχαναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή και η ημερομηνία έκδοσης. Οι φορείς που εκδίδουν ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παρέχουν μηχανισμό για την επιβεβαίωση της γνησιότητας του εγγράφου με βάση τα πρότυπα που ορίζονται στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 Υπουργική Απόφαση «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄1317), όπως ισχύει κάθε φορά. Το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο πρέπει να κατασκευάζεται με τρόπο ώστε κάθε στοιχείο του περιεχόμενου του και της μεταπληροφορίας του να είναι προσβάσιμο σε λύσεις υποστηρικτικής τεχνολογίας».
«6.Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο: το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο κι αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2011 (Α΄138). Το πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει να πληροί προδιαγραφές κατασκευής τέτοιες που να το καθιστά προσβάσιμο και εύχρηστο από άτομα με αναπηρία.
7.Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο τέτοιο ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων και ε) η ψηφιακή υπογραφή να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ισοδύναμα και από άτομα με αναπηρία».
#3 Σχόλιο Από an.stasis Στις 8 Μαρτίου 2013 @ 16:20
Το εν λόγω ΠΔ ρυθμίζει μόνο τα θέματα που προβλέπονται στα άρθρα 14 και 15 του νόμου 3979/2011.
#4 Σχόλιο Από Ιωάννης ΣΠΑΝΟΥΔΑΚΗΣ Στις 8 Μαρτίου 2013 @ 15:58
Ως γενική παρατήρηση, ενώ το ΣΠΔ περιλαμβάνει αρκετές από τις Moreq προδιαγραφές περί ERMS (Enterprise Records Management System), υπάρχουν άλλες οι οποίες δεν περιλαμβάνονται.
Προτείνουμε να συμπεριληφθεί στο προεδρικό διάταγμα ρητή αναφορά στο Moreq ώστε το πλαίσιο που το ΣΠΔ θα θέσει να βασίζεται (και ότι απλά να επικαλύπτεται εν μέρει) με το τις κοινά αποδεκτές σε Ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο απαιτήσεις από τους πλέον ειδικούς στο συγκεκριμένο θέμα/περιοχή.
Ο σύνδεσμος αυτός παραπέμπει στο Moreq:
[2]