1. Για τους σκοπούς της κοινοποίησης, οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης πρέπει να πληρούν τις προϋποθέσεις των παρ. 2 έως 7 του παρόντος άρθρου και των άρθρων 31 και 32.
2. Οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης συγκροτούνται δυνάμει του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου και διαθέτουν νομική προσωπικότητα.
3. Οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης οφείλουν να εκτελούν όλα τα σχετικά με την αξιολόγηση της συμμόρφωσης καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί βάσει των συναφών ΤΠΔ για τις οποίες έχουν κοινοποιηθεί, είτε πρόκειται για καθήκοντα που εκτελούνται από τους ίδιους τους οργανισμούς αξιολόγησης της συμμόρφωσης είτε εξ ονόματός αυτών και υπ’ ευθύνη τους.
Ανά πάσα στιγμή και για κάθε διαδικασία αξιολόγησης της συμμόρφωσης, καθώς και για κάθε είδος ή κατηγορία προϊόντων για τα οποία έχουν κοινοποιηθεί, οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους:
α) το αναγκαίο προσωπικό με τις τεχνικές γνώσεις και την επαρκή και κατάλληλη πείρα για την εκτέλεση των καθηκόντων αξιολόγησης της συμμόρφωσης,
β) τις σχετικές περιγραφές των διαδικασιών, σύμφωνα με τις οποίες πρέπει να διενεργείται η αξιολόγηση συμμόρφωσης, διασφαλίζοντας τη διαφάνεια και τη δυνατότητα εφαρμογής αυτών των διαδικασιών. Διαθέτουν κατάλληλες πολιτικές και διαδικασίες για το διαχωρισμό των καθηκόντων που εκτελούν ως κοινοποιημένοι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης από οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα,
γ) τις αναγκαίες διαδικασίες για να ασκούν τις δραστηριότητές τους, που λαμβάνουν δεόντως υπόψη το μέγεθος επιχείρησης, τον τομέα δραστηριοποίησής της, τη δομή της, το βαθμό πολυπλοκότητας της τεχνολογίας του σχετικού προϊόντος και το μαζικό ή εν σειρά χαρακτήρα της παραγωγικής διαδικασίας.
Διαθέτουν τα αναγκαία μέσα για να εκτελούν σωστά τα τεχνικά και διοικητικά καθήκοντα που συνδέονται με τις δραστηριότητες αξιολόγησης της συμμόρφωσης και έχουν πρόσβαση σε όλο τον αναγκαίο εξοπλισμό ή εγκαταστάσεις.
4. Οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης πρέπει να διαθέτουν ασφάλιση αστικής ευθύνης.
5. Το προσωπικό των οργανισμών αξιολόγησης της συμμόρφωσης τηρεί το επαγγελματικό απόρρητο για κάθε πληροφορία που λαμβάνει κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του σύμφωνα με τη συναφή ΤΠΔ ή οποιαδήποτε διάταξη του εθνικού δικαίου που -εφαρμόζει, πλην των πληροφοριών που αφορούν τις αρμόδιες αρχές του κράτους στο οποίο διεξάγονται οι δραστηριότητές τους. Τα δικαιώματα κυριότητας προστατεύονται.
6. Οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης συμμετέχουν στις σχετικές δραστηριότητες τυποποίησης και στις δραστηριότητες της ομάδας συντονισμού των κοινοποιημένων οργανισμών αξιολόγησης της συμμόρφωσης, η οποία έχει συσταθεί δυνάμει του σχετικού ενωσιακού δικαίου, ή διασφαλίζουν ότι το προσωπικό αξιολόγησης ενημερώνεται για τις δραστηριότητες αυτές, και εφαρμόζουν ως γενικές οδηγίες τις διοικητικές αποφάσεις και τα έγγραφα που συνιστούν το αποτέλεσμα των εργασιών της εν λόγω ομάδας.
7. Οι οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης, οι οποίοι κοινοποιούνται για παρατρόχια ή/και εποχούμενα υποσυστήματα ελέγχου-χειρισμού και σηματοδότησης, συμμετέχουν στις δραστηριότητες της ομάδας για το ERTMS που αναφέρεται στο άρθρο 29 του Κανονισμού (EE) 2016/796 ή διασφαλίζουν ότι το προσωπικό αξιολόγησης τους ενημερώνεται για τις δραστηριότητες αυτές. Τηρούν τις κατευθυντήριες οδηγίες που προκύπτουν ως αποτέλεσμα των εργασιών της εν λόγω ομάδας. Αν θεωρήσουν ότι η εφαρμογή τους είναι ακατάλληλη ή αδύνατη, οι σχετικοί οργανισμοί αξιολόγησης της συμμόρφωσης υποβάλλουν τις παρατηρήσεις τους προς συζήτηση στην ομάδα εργασίας για το ERTMS με στόχο τη συνεχή βελτίωση των εν λόγω κατευθυντήριων γραμμών.