Στη συνέχεια αναλύεται ο τρόπος οργάνωσης και υλοποίησης του Έργου, οι ρόλοι του Αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής, καθώς και η μεταξύ τους αλληλεπίδραση.
1.3.1 Ομάδα Έργου/Σχήμα Διοίκησης
Ο Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλλει στην Προσφορά του ολοκληρωμένη πρόταση για το σχήμα διοίκησης, την οργάνωση και τον προγραμματισμό του Έργου, το προσωπικό που θα διαθέσει για τη διοίκηση και υλοποίηση καθώς και το χρόνο απασχόλησής του σε αυτό.
Τυχόν αλλαγή του προσωπικού θα τελεί υπό την έγκριση της αρμόδιας Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ). Η ΕΠΠΕ θα έχει την κύρια ευθύνη επίβλεψης και ελέγχου της πορείας ανάπτυξης του Έργου, ενώ την κύρια ευθύνη υλοποίησης την έχει ο Ανάδοχος.
1.3.2 Υπεύθυνος/η Έργου
Θα πρέπει να οριστεί ως επικεφαλής της Ομάδας Έργου ένας/μία Υπεύθυνος/η Έργου ο/η οποίος/α θα αποτελεί το σημείο επαφής μεταξύ του Αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής. Θα πρέπει να γίνει ειδική αναφορά με λεπτομερή στοιχεία, τίτλους σπουδών, γενικά και ειδικά προσόντα, τις μέχρι σήμερα συναφείς τεχνικές δραστηριότητές του/της και ειδικότερα τα τελευταία δύο (2) έτη.
1.3.3 Μέλη Ομάδας Έργου
Θα πρέπει να γίνει αναλυτική αναφορά στα στελέχη του Αναδόχου που θα απασχοληθούν στο Έργο, στην επαγγελματική εμπειρία τους, καθώς και στους τίτλους σπουδών που διαθέτουν. Τα στελέχη που θα απασχοληθούν στο Έργο θα αναφέρονται ονομαστικά και θα παρατίθενται για το καθένα τα εξής στοιχεία:
• Γνωστικό αντικείμενο που θα καλύψουν.
• Θέση στο οργανωτικό σχήμα (π.χ. Υπεύθυνος/η Έργου, μέλος Ομάδας Έργου).
• Ποσοστό συμμετοχής στο Έργο.
• Είδος εργασιακής σχέσης με τον Ανάδοχο (υπάλληλος, εξωτερικός συνεργάτης κλπ).
Θα πρέπει επίσης να δοθούν σε πίνακα οι ανθρωπομήνες συμμετοχής κάθε στελέχους στο Έργο.
1.3.4 Μεθοδολογία διασφάλισης ποιότητας
Ο Ανάδοχος οφείλει να παραδώσει προσχέδιο της προτεινόμενης μεθοδολογίας διασφάλισης ποιότητας που θα πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία σχετικά με:
• Κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας και προϋποθέσεις επιτυχούς ολοκλήρωσης,
• Καταγραφή πιθανών προβλημάτων που εκτιμάται ότι είναι δυνατό να προκύψουν κατά τη διεξαγωγή συγκεκριμένων εργασιών, καθώς και τρόπων αντιμετώπισής τους,
• Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης, στο οποίο θα καταγράφονται τα χρονικά ορόσημα ολοκλήρωσης των επιμέρους εργασιών.
Ο Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει και να τεκμηριώσει οποιαδήποτε σημεία της προτεινόμενης λύσης παρεκκλίνουν από τις παραπάνω κατευθύνσεις όπως επίσης και τον τρόπο με τον οποίο δεσμεύεται να εξομαλύνει και να επιλύσει τα όποια σχετικά προβλήματα.
1.3.5 Συμμετοχή της Αναθέτουσας Αρχής
Η Αναθέτουσα Αρχή θα μετέχει σε όλα τα στάδια ανάπτυξης του Έργου με τη διάθεση κατάλληλου προσωπικού της. Σκοπός της συμμετοχής είναι αφενός η συμβολή στην εγκατάσταση του εξοπλισμού και αφετέρου η συνολική παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η μεταφορά τεχνογνωσίας από τον Ανάδοχο στο προσωπικό της Διεύθυνσης Πληροφορικής/Α.Ε.Α. Σε κάθε περίπτωση, ο Ανάδοχος έχει τη συνολική ευθύνη για την καλή και έγκαιρη ολοκλήρωση του Έργου.
Ο Ανάδοχος, καθ’ όλη τη διάρκεια εξέλιξης των εργασιών, θα συνεργάζεται στενά με την ΕΠΠΕ και θα παρέχει τα απαραίτητα στοιχεία διευκολύνοντας το έργο του συντονισμού και ελέγχου. Ειδικότερα, ο Ανάδοχος υποχρεούται να αποστέλλει σε περιοδική βάση (η συχνότητα της οποίας θα συμφωνηθεί με την ΕΠΠΕ) αναφορά προόδου εργασιών, στην οποία θα καταγράφεται ο βαθμός ολοκλήρωσης του Έργου, τυχόν αποκλίσεις από τον αρχικό προγραμματισμό, τυχόν προβλήματα που ανακύπτουν και ζητήματα για τα οποία θα πρέπει να επιληφθεί η ως άνω Επιτροπή.
Βασική δραστηριότητα της ΕΠΠΕ κατά την εξέλιξη των εργασιών είναι η παρακολούθηση και ο έλεγχος του προσφερόμενου Συστήματος Βάσεων Δεδομένων από τον Ανάδοχο, ώστε αυτό να μην αποκλίνει από τα προβλεπόμενα επίπεδα ποιότητας και ποσότητας σύμφωνα με το παρόν Τεύχος Τεχνικών Προδιαγραφών και της Τεχνικής Προσφοράς του Αναδόχου, όπως αυτή θα γίνει αποδεκτή. Επιπλέον, η ΕΠΠΕ θα παρακολουθεί συστηματικά την εξέλιξη όλων των Φάσεων του Έργου (βλ. §1.4), συλλέγοντας πληροφορίες, προκειμένου να πιστοποιήσει την καλή λειτουργία των υπό προμήθεια προϊόντων.
Σημειώνεται ότι λαμβάνοντας υπόψη τη φύση και τις ιδιαιτερότητες της εν λόγω προμήθειας (αντικατάσταση υφιστάμενων κεντρικών συστημάτων), η ΕΠΠΕ θα πρέπει να ενημερώνει την Αναθέτουσα Αρχή για όλα τα θέματα που άπτονται του Έργου, ενώ οι κρίσιμες αποφάσεις που αφορούν την εξέλιξη και τα επιμέρους στάδια θα λαμβάνονται σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή.