1. Σε κάθε Δήμο που αποτελεί έδρα του οικείου Δημοτικού Διαμεσολαβητή συστήνεται υποχρεωτικά Αυτοτελές Γραφείο Δημοτικού Διαμεσολαβητή. Επικεφαλής του οικείου Γραφείου είναι ο Δημοτικός Διαμεσολαβητής ο οποίος δεν υπάγεται ιεραρχικά στον δήμαρχο. Το Αυτοτελές Γραφείο Δημοτικού Διαμεσολαβητή στελεχώνεται με τρεις (3) υπαλλήλους των δήμων και των νομικών προσώπων αυτών του αντίστοιχου νομού, εκ των οποίων δύο (2) κατηγορίας ΠΕ και ένας (1) κατηγορίας ΔΕ. Για το σκοπό αυτό, εντός προθεσμίας δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την επιλογή του Δημοτικού Διαμεσολαβητή, σύμφωνα με το άρθρο 147, ο δήμαρχος του δήμου της έδρας του νομού δημοσιεύει πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος, η οποία κοινοποιείται σε όλους τους δήμους του νομού και δημοσιεύεται στις ιστοσελίδες αυτών. Εντός προθεσμίας ενός (1) μήνα από τη δημοσίευση της πρόσκλησης, υποβάλλονται οι δηλώσεις ενδιαφέροντος των ενδιαφερόμενων υπαλλήλων και, μέσα σε τρεις (3) εργάσιμες ημέρες από τη λήξη της προθεσμίας αυτής, ο δήμαρχος του δήμου της έδρας του νομού, κοινοποιεί στον Διαμεσολαβητή τις υποβληθείσες δηλώσεις. Ο Διαμεσολαβητής επιλέγει, μεταξύ των ενδιαφερόμενων και με βάση τα τυπικά τους προσόντα και την υπηρεσιακή τους εμπειρία, τους υπαλλήλους προς απόσπαση, με δήλωσή του, που κοινοποιείται στον δήμαρχο του δήμου της έδρας του νομού και στον δήμαρχο του δήμου στον οποίο ανήκει η οργανική θέση κάθε αποσπώμενου υπαλλήλου. Η απόσπαση διενεργείται με απόφαση του Δημάρχου της έδρας του νομού, για χρονικό διάστημα ισάριθμο με τη θητεία του Διαμεσολαβητή, κατά παρέκκλιση κάθε ειδικής ή γενικής διάταξης. Σε περίπτωση ανανέωσης της θητείας του Διαμεσολαβητή, ανανεώνεται αυτοδίκαια και η απόσπαση του προηγούμενου εδαφίου.
2. Η δαπάνη μισθοδοσίας των υπαλλήλων που απασχολούνται στο Γραφείο του Δημοτικού Διαμεσολαβητή, η δαπάνη της αντιμισθίας του Δημοτικού Διαμεσολαβητή, καθώς και το λειτουργικό κόστος του Γραφείου του, όπως ενδεικτικά οι δαπάνες για τη στέγαση, τον εξοπλισμό, τη λειτουργία ιστοσελίδας, την έκδοση και δημοσίευση ετήσιας έκθεσης και λοιπών εκθέσεων, το κόστος μετακινήσεων του Διαμεσολαβητή και λοιπές λειτουργικές δαπάνες, βαρύνουν τον προϋπολογισμό του δήμου της έδρας του οικείου νομού, εγγράφονται δε σε ειδικό προς τούτο κωδικό. Η προϋπολογιζόμενη δαπάνη επιμερίζεται αναλογικά στους δήμους του νομού, με βάση τον πληθυσμό καθενός από αυτούς, παρακρατείται από τους ΚΑΠ που αναλογούν σε αυτούς και αποδίδεται στο Δήμο της πρωτεύουσας από το Υπουργείο Εσωτερικών.
3. Το Γραφείο Διαμεσολαβητή λειτουργεί τις εργάσιμες ημέρες και ώρες και δέχεται καταγγελίες, αναφορές και αιτήσεις πολιτών ηλεκτρονικά, έγγραφα, τηλεφωνικά ή με αυτοπρόσωπη, προφορική έκθεση.
4. Ο Διαμεσολαβητής διατηρεί ιστοσελίδα, στην οποία αναρτώνται υποχρεωτικά όλες οι εκθέσεις και τα πορίσματα που εκδίδει, με διασφάλιση της ανωνυμίας των ενδιαφερομένων, καθώς και δυνητικά κάθε άλλη πληροφορία που είναι χρήσιμη για τους διοικούμενους κατά τις συναλλαγές τους με τις υπηρεσίες των πρωτοβάθμιων Ο.Τ.Α. του νομού και των νομικών προσώπων αυτών.