1. Για την αρχική εγγραφή μίας ΟΚοιΠ στο Ειδικό Μητρώο ΟΚοιΠ απαιτείται η υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης στη Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων μαζί με τα ακόλουθα δικαιολογητικά από τα οποία προκύπτει η πλήρωση των προϋποθέσεων του άρθρου 7:
α. Συστατική πράξη, καταστατικό έγγραφο και τυχόν τροποποιήσεις, νομίμως εγγεγραμμένες και δημοσιευμένες στα βιβλία των αρμοδίων κατά περίπτωση υπηρεσιών, σχετικά πιστοποιητικά εγγραφής και δημοσιότητας και σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
β. Πρακτικά εκλογής και συγκρότησης διοικητικού συμβουλίου, διαχειριστών, νομίμων εκπροσώπων και λοιπών καταστατικών οργάνων ή σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
γ. Πιστοποιητικό της αρμόδιας κατά περίπτωση υπηρεσίας για τη μη προσβολή της σύστασης, της εκλογής των οργάνων και της εκπροσώπησής της και σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές.
δ. Βεβαίωση έναρξης εργασιών και τυχόν μεταβολές από την αρμόδια φορολογική αρχή.
ε. Αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας για κάθε νόμιμη χρήση σε ισχύ.
στ. Χρηματοοικονομικές καταστάσεις των δύο (2) τελευταίων ετών.
ζ. Έκθεση ελέγχου ορκωτού ελεγκτή λογιστή ή ελεγκτικής εταιρείας, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 9 του άρθρου 2 του ν. 4449/2017 (Α΄ 7), για την τελευταία χρήση, καθώς και για τις δύο προηγούμενες χρήσεις, εφόσον έχουν εκδοθεί.
η. Βεβαίωση ασφαλιστικής ενημερότητας σε ισχύ.
θ. Υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου της ότι πληροί τα ουσιαστικά κριτήρια και την προϋπόθεση ανεξαρτησίας της περ. α’ του άρθρου 4 και της παρ. 2 του άρθρου 7.
ι. Παράβολο υπέρ του Δημοσίου ποσού διακοσίων (200) ευρώ.
2. Η Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων αναζητεί αυτεπαγγέλτως πιστοποιητικό ποινικού μητρώου για δικαστική χρήση από το οποίο να προκύπτει ότι κανένα μέλος από τα όργανα διοίκησης της εγγεγραμμένης ΟΚοιΠ δεν έχει καταδικαστεί με αμετάκλητη δικαστική απόφαση για κακούργημα και σε οποιαδήποτε ποινή για κλοπή, υπεξαίρεση, απάτη, εκβίαση, πλαστογραφία, πλαστογραφία πιστοποιητικών, δωροδοκία, απιστία, παράβαση καθήκοντος, συκοφαντική δυσφήμηση, τρομοκρατικά εγκλήματα ή εγκλήματα που σχετίζονται με τρομοκρατικές δραστηριότητες, νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, εγκλήματα σχετικά με την εμπορία και τη διακίνηση ναρκωτικών, εγκλήματα που αφορούν τα όπλα, καθώς και για οποιοδήποτε έγκλημα κατά της γενετήσιας ελευθερίας ή έγκλημα οικονομικής εκμετάλλευσης της γενετήσιας ζωής.
3. Η Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων, αφού ελέγξει τα υποβληθέντα δικαιολογητικά, μπορεί να ζητήσει διευκρινίσεις, υποβολή συμπληρωματικών δικαιολογητικών ή προσκόμιση των πρωτοτύπων εγγράφων. Σε περίπτωση που πληρούνται οι προϋποθέσεις εγγραφής και έχουν προσκομισθεί τα σχετικά δικαιολογητικά, η Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων προβαίνει υποχρεωτικά στην εγγραφή της ΟΚοιΠ ή στην ανανέωση εγγραφής της εγγεγραμμένης ΟΚοιΠ στο Ειδικό Μητρώο ΟΚοιΠ. Σε περίπτωση απόρριψης αίτησης για εγγραφή ή ανανέωση εγγραφής στο Ειδικό Μητρώο ΟΚοιΠ, η Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων ενημερώνει εγγράφως και αιτιολογημένα την αιτούσα.
4. Τα όργανα διοίκησης της εγγεγραμμένης ΟΚοιΠ υποχρεούνται να ενημερώνουν εντός έξι (6) μηνών τη Διεύθυνση ΟΚοιΠ και Κοινωφελών Φορέων για κάθε μεταβολή των περ. α’ έως θ’ της παρ. 1, καθώς και για κάθε αμετάκλητη καταδίκη μέλους των οργάνων διοίκησής της, όπως προβλέπεται στην παρ. 2. Η παραβίαση της υποχρέωσης αυτής επισύρει τις συνέπειες και κυρώσεις του άρθρου 12. Στοιχεία που δεν έχουν αναγγελθεί έγκαιρα δεν αντιτάσσονται έναντι του Δημοσίου ή τρίτων.
5. Για την ετήσια ανανέωση εγγραφής τα όργανα διοίκησης της εγγεγραμμένης ΟΚοιΠ υποχρεούνται να αποστείλουν ηλεκτρονικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά των περ. ε’ έως η’ της παρ. 1, καθώς και τυχόν μεταβολές των δικαιολογητικών των περ. α’ έως δ’. Εάν τα πιστοποιητικά των περ. α’ έως δ’ της παρ. 1 δεν έχουν μεταβληθεί, κατατίθεται υπεύθυνη δήλωση του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 (Α΄ 75) του νομίμου εκπροσώπου της στην οποία αναγράφεται ότι δεν επήλθε μεταβολή. Η ετήσια αίτηση ανανέωσης εγγραφής συνοδεύεται από παράβολο υπέρ του Δημοσίου ποσού πενήντα (50) ευρώ.