1. Η δημιουργία ή/και επικύρωση (επιμέρους) αρχείου της εκάστοτε διαδικασίας ή/και υπόθεσης πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικής ένδειξης, υπογεγραμμένης με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή από το κάθε φορά προς τούτο εξουσιοδοτημένο όργανο του φορέα δημόσιου τομέα κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής της διαδικασίας.
2. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα τηρεί (ηλεκτρονικά) αρχεία των ηλεκτρονικών εγγράφων, τα οποία εκδίδει, κατέχει ή διακινεί και σχετίζονται με την άσκηση των αρμοδιοτήτων του ή/και το πεδίο των δραστηριοτήτων του .
3. Η μορφή και τα μέσα τήρησης, επεξεργασίας και αποθήκευσης των ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας και να εγγυώνται ιδίως την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα, και την ποιότητα των εγγράφων και των δεδομένων/πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης/εναλλακτικά: Με Π.Δ. που εκδίδεται μετά από πρόταση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης καθορίζονται τα ειδικότερα ζητήματα που αναφέρονται στα μέτρα οργανωτικής και τεχνικής ασφάλειας και στην τήρηση, επεξεργασία, αποθήκευση, ευρετηρίαση και αναζήτηση ηλεκτρονικών αρχείων και εγγράφων και ιδίως οι τεχνικές προδιαγραφές και τα πρότυπα, τα μέσα τήρησης, τα τεχνικά πρότυπα ηλεκτρονικής διαχείρισης-αρχειοθέτησης και αναζήτησης εγγράφων και δεδομένων.
4. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς και τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων/εγχάρτων εγγράφων τηρούνται με τρόπο, σε μορφή και υλικούς φορείς που εξασφαλίζουν τη διατηρησιμότητα, την προσβασιμότητα και την αναγνωσιμότητά τους. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης/Εναλλακτικά: Με Π.Δ. που εκδίδεται μετά από πρόταση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ρυθμίζονται τα ειδικότερα ζητήματα της τήρησης και διατήρησης των ηλεκτρονικών εγγράφων και κατάθεσης ηλεκτρονικών εγγράφων ή ψηφιακών αντιγράφων εντύπων/εγχάρτων εγγράφων στα Γενικά Αρχεία του Κράτους και κάθε άλλη τεχνική λεπτομέρεια για την εφαρμογή της παρούσας διάταξης.