1. Το Γ.Ε.ΜΗ. τηρείται σε ηλεκτρονική -ψηφιακή μορφή ως βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί και αποθηκεύεται σε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης και διανέμεται μέσω δικτυακού ιστότοπου. Το πληροφοριακό σύστημα ως προς το υλικό (hardware) ανήκει στην κυριότητα, νομή και κατοχή του Υπουργείου Οικονομίας και Ανάπτυξης ενώ ως προς το λογισμικό (software), τα δεδομένα και τις βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί ή πρόκειται να δημιουργηθούν, το Υπουργείο διαθέτει τα αποκλειστικά δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας και συγγενικών δικαιωμάτων.
Τα ανωτέρω λειτουργούν υπό την εποπτεία του Υπουργείου Οικονομίας και Ανάπτυξης και εγκαθίστανται στη Μονάδα Οργάνωσης της Διαχείρισης Αναπτυξιακών Προγραμμάτων ΑΕ (ΜΟΔ ΑΕ).
2. Το Πληροφοριακό Σύστημα της βάσης δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ. απαρτίζεται από : α) το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, β) τη Μερίδα και γ) τον Φάκελο, τα οποία τηρούνται ηλεκτρονικά, ως μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων, και σε υποδομές τεχνολογίας και επικοινωνίας.
α. στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών καταχωρίζονται οι εμπορικές ή οι εταιρικές επωνυμίες των υπόχρεων καθώς και οι διακριτικοί τίτλοι αυτών, εφόσον διαφέρουν επαρκώς από τις ήδη καταχωρισμένες επωνυμίες ή τους διακριτικούς τίτλους άλλων υπόχρεων που υπάγονται σε Υ.Γ.Ε.ΜΗ. της ίδιας Περιφέρειας ή της ίδιας Περιφερειακής Ενότητας . Μέρος του Μητρώου Επωνυμιών αποτελεί και το «Ειδικό Μητρώο Επωνυμιών & Διακριτικών Τίτλων Υπό Έγκριση», στο οποίο καταχωρίζονται επωνυμίες και διακριτικοί τίτλοι του άρθρου 20 του παρόντος νόμου μέχρι την οριστική καταχώριση αυτών στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών.
β. στη Μερίδα καταχωρίζονται κατά υπόχρεο και κατά χρονική ακολουθία πράξεις, στοιχεία ή δηλώσεις για τα οποία υπάρχει υποχρέωση εμπορικής δημοσιότητας σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
γ. στον Φάκελο, η οποίος τηρείται μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, καταχωρίζονται οι αιτήσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα κάθε καταχώρισης στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και στη Μερίδα. Η πρόσβαση στα έγγραφα του φακέλου γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, μέσω της Μερίδας.
3. Για την πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα, τόσο οι πιστοποιημένοι χρήστες των Υ.Γ.Ε.ΜΗ. όσο και οι εξωτερικοί χρήστες των Υ.Γ.Ε.ΜΗ. (υπόχρεοι εγγραφής ή οποιαδήποτε τρίτος για λήψη πιστοποιητικών, αποσπασμάτων ή αντιγράφων), υποχρεούνται να χρησιμοποιούν το ζεύγος κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης (username και password) που λαμβάνουν κατά την διαδικασίας εγγραφής.
4. Με απόφαση του Υπουργού Οικονομίας και Ανάπτυξης, μπορεί να ρυθμίζεται κάθε ειδικότερο θέμα και αναγκαία λεπτομέρεια σχετικά με την τήρηση της Μερίδας, του Φακέλου και του Γενικού Ευρετηρίου Επωνυμιών.