1. Τα δείγματα που χρησιμοποιούνται κατά την διενέργεια των προμηθειών υπάγονται στις παρακάτω κατηγορίες:
α. Δείγματα φορέων.
Στην κατηγορία αυτή υπάγονται τα δείγματα που αποστέλλουν οι φορείς για τους οποίους προορίζονται τα προς προμήθεια υλικά, βάσει και των οποίων θα πραγματοποιηθεί η προμήθεια.
β. Δείγματα προμηθευτών.
Στην περίπτωση αυτή υπάγονται τα δείγματα που καταθέτουν οι προμηθευτές, όταν απαιτείται από τα έγγραφα της σύμβασης (διακήρυξης), κατά τη διενέργεια του διαγωνισμού.
γ. Δείγματα από τα προς παραλαβή συμβατικά υλικά.
Στην κατηγορία αυτή υπάγονται τα δείγματα που λαμβάνονται από τις επιτροπές παραλαβής προς δειγματισμό των υλικών που παραδίδουν οι προμηθευτές σε εκτέλεση συμβάσεων.
2. Κάθε δείγμα, ανάλογα με τη φύση του προς προμήθεια υλικού, πρέπει να είναι σε ποσότητα ή μέγεθος απόλυτα επαρκές για την σχετική μηχανική, χημική ή μακροσκοπική εξέταση, ή πρακτική δοκιμασία.
Η ποσότητα ή το μέγεθος των δειγμάτων μπορεί να ορίζονται:
α. Από την Υπηρεσία που διενεργεί την προμήθεια, προκειμένου για δείγματα των φορέων (κατηγορία α).
β. Με τη διακήρυξη ή πρόσκληση, προκειμένου για δείγματα προμηθευτών (κατηγορία β).
γ. Από τη σύμβαση, προκειμένου για δείγματα των προς παραλαβή συμβατικών υλικών (κατηγορία γ).
Εφόσον στη σχετική σύμβαση δεν αναφέρεται η ποσότητα και το μέγεθος των δειγμάτων, ισχύουν οι διατάξεις για τις δειγματοληψίες του Γενικού Χημείου του Κράτους (Γ.Χ.Κ.) ή τα προβλεπόμενα από εθνικά ή ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα για τη διενέργεια δειγματοληψίας.
3. Τα δείγματα όλων των κατηγοριών κατατίθενται στην αρμόδια Υπηρεσία, σύμφωνα με τα οριζόμενα στα έγγραφα της σύμβασης, εις διπλούν (δείγμα – αντίδειγμα) με εξαίρεση:
α. Τα δείγματα των φορέων, εκτός εάν η Υπηρεσία έχει ορίσει διαφορετικά.
β. Τα δείγματα τα οποία, λόγω της φύσης τους ή της αξίας τους, δεν μπορούν να αποσταλούν ή να υποβληθούν εις διπλούν.
γ. Τα δείγματα που λαμβάνουν επιτροπές παραλαβής κατά την διαδικασία ελέγχου των προς παραλαβή συμβατικών υλικών, τα οποία λαμβάνονται μεν εις διπλούν, πλην όμως, το ένα απ` αυτά αποστέλλεται απευθείας από την επιτροπή για εργαστηριακή εξέταση ή χρησιμοποιείται για πρακτική δοκιμασία
4. Εφόσον από την διακήρυξη ή την πρόσκληση δεν προβλέπεται κατάθεση δειγμάτων, τυχόν προσκομιζόμενα από τους προμηθευτές δείγματα δεν γίνονται δεκτά.
5. Τα δείγματα των φορέων (κατηγορία α) επισημοποιούνται από την αναθέτουσα αρχή, ισχύουν για τη εκάστοτε διακήρυξη και καθορίζονται σαφώς τα χαρακτηριστικά ως προς τα οποία επισημοποιούνται. Τα δείγματα προμηθευτών (κατηγορία β) πρέπει να είναι σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές. Εάν από τη διακήρυξη προβλέπεται επίσημο δείγμα, τότε τα δείγματα προμηθευτών θα πρέπει να είναι σύμφωνα και με το επίσημο δείγμα. Τα δείγματα προμηθευτών αξιολογούνται κατά το στάδιο αξιολόγησης της τεχνικής προσφοράς με τρόπο που καθορίζεται σαφώς στη διακήρυξη (μακροσκοπικός έλεγχος, εργαστηριακός έλεγχος, πρακτική δοκιμασία ή συνδυασμός αυτών)
6. Εφόσον τα δείγματα ανήκουν σε ευπαθή, ή επικίνδυνα υλικά ο προμηθευτής υποχρεούται να αναφέρει τούτο εγγράφως επί του δείγματος στην ελληνική γλώσσα, καθορίζοντας, συγχρόνως, τον τρόπο φύλαξης και συντήρησης τους. Για δείγματα φορέων, καθώς και δείγματα από τα προς παραλαβή συμβατικά υλικά που ανήκουν στην κατηγορία αυτή, την παραπάνω υποχρέωση έχει ο φορέας και ο πρόεδρος της επιτροπής, αντίστοιχα.
7. Εφόσον η προμήθεια του υλικού γίνεται με βάση δείγματα του φορέα, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λαμβάνουν γνώση των δειγμάτων αυτών κατά το διάστημα της προθεσμίας που ορίζεται από την διακήρυξη ή την πρόσκληση, είτε με απλή μακροσκοπική εξέταση αυτού από τους ενδιαφερομένους, είτε με λήψη αντιγράφου ή απεικόνισης αυτού, με δική τους μέριμνα και ευθύνη.
8. Κατά την αξιολόγηση των προσφορών από το αρμόδιο όργανο, τίθενται υπόψη του και τα σχετικά δείγματα. Εφόσον για τη διενέργεια του ελέγχου από το αρμόδιο όργανο είναι απαραίτητη η αποσφράγιση του δείγματος, αυτή γίνεται ενώπιον υπαλλήλου της Υπηρεσίας τήρησης των δειγμάτων, μετά δε τον έλεγχο, γίνεται επανασφράγιση του δείγματος. Επίσης, ενώπιον του υπαλλήλου της Υπηρεσίας δειγμάτων γίνεται, όταν απαιτείται, λήψη μέρους του δείγματος.
9. Η επισημοποίηση των δειγμάτων και αντιδειγμάτων γίνεται από το αρμόδιο για την τεχνική αξιολόγηση των προσφορών όργανο ως εξής :
– Των δειγμάτων που αποστέλλονται από τους φορείς για τους οποίους προορίζονται τα υλικά κατά το στάδιο έγκρισης των τεχνικών προδιαγραφών. Σε περίπτωση που κατά την διαδικασία έγκρισης τροποποιηθούν οι τεχνικές προδιαγραφές, το επισημοποιούμενο δείγμα του φορέα δεν θα ισχύει κατά το μέρος στο οποίο τυχόν αναφέρονται οι τροποποιήσεις.
– Των δειγμάτων που καταθέτουν οι προμηθευτές κατά τη διενέργεια των διαγωνισμών, μετά την κατακύρωση της προμήθειας.
– Τα επισημοποιηθέντα δείγματα παραλαμβάνονται από την επιτροπή παραλαβής για να χρησιμοποιηθούν κατά το στάδιο των ελέγχων και επιστρέφονται μετά το πέρας της παραλαβής των υλικών, εφόσον, λόγω της φύσης τους, δεν καταστρέφονται κατά την διαδικασία των ελέγχων.
10. Εφόσον προβλέπεται από τα έγγραφα της σύμβασης, στο συμβασιούχο προμηθευτή παραδίδεται, ύστερα από αίτημα του, το επίσημο δείγμα του φορέα ή μέρος αυτού ανάλογα με τη φύση του υλικού, για να του χρησιμεύσει κατά την κατασκευή του υλικού. Ο προμηθευτής υποχρεούται να το επιστρέψει το αργότερο με την παράδοση του υλικού.
11. Η επιστροφή των δειγμάτων των προμηθευτών γίνεται ως εξής:
α. Των προμηθευτών στους οποίους δεν κατακυρώθηκε ή δεν ανατέθηκε η προμήθεια, εάν δεν καταστράφηκαν, μερικώς ή ολικώς, κατά τη διαδικασία των ελέγχων, μέσα σε 15 ημέρες από την ημερομηνία της ανακοίνωσης της σχετικής κατακύρωσης ή ανάθεσης, με μέριμνα και ευθύνη τούτων και μετά από σχετικό αίτημά τους.
β. Των προμηθευτών στους οποίους έγινε η κατακύρωση ή ανάθεση, εάν δεν καταστράφηκαν, μερικώς ή ολικώς, κατά την διαδικασία των ελέγχων, μέσα σε τριάντα (30) ημέρες από την επιστροφή τους από την επιτροπή παραλαβής και εφόσον έχει συντελεσθεί η οριστική παραλαβή, με μέριμνα και ευθύνη τούτων και μετά από σχετικό αίτημά τους.
12. Η αξία των δειγμάτων και αντιδειγμάτων που λαμβάνονται από τις επιτροπές παραλαβής, βαρύνει τους προμηθευτές και δεν καταβάλλεται.
13. Εφόσον από τη σύμβαση προβλέπονται και εργαστηριακοί έλεγχοι, αυτοί διενεργούνται από διαπιστευμένα εργαστήρια της αναθέτουσας αρχής ή του Γ.Χ.Κ. ή οποιουδήποτε άλλου εργαστήριου του δημοσίου τομέα, όπως αυτός οριοθετείται από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις, ανάλογα με τη φύση του προς προμήθεια υλικού και τη μορφή του ελέγχου. Σε περίπτωση που δεν μπορούν να εφαρμοστούν τα ανωτέρω, οι εργαστηριακοί έλεγχοι διενεργούνται από διαπιστευμένα εργαστήρια του ιδιωτικού τομέα. Η ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται και κατά τη διαδικασία των εργαστηριακών ελέγχων της κατ΄ έφεσιν εξέτασης.
14. Το κόστος για όλες τις εργαστηριακές εξετάσεις που διενεργούνται κατά την εκτέλεση της σύμβασης βαρύνει τον προμηθευτή.