1. Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος μεταξύ των αρμόδιων αρχών ή των εξουσιοδοτημένων οργανισμών, των Οργανισμών Αφαίρεσης και/ή των Μονάδων Μεταμόσχευσης:
α) διαβιβάζονται εγγράφως, είτε ηλεκτρονικά είτε με φαξ.
β) συντάσσονται σε γλώσσα που κατανοεί τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης, άλλως σε από κοινού συμφωνημένη γλώσσα άλλως στα αγγλικά.
γ) διαβιβάζονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
δ) καταχωρίζονται και καθίστανται διαθέσιμες κατόπιν σχετικού αιτήματος.
ε) αναφέρουν την ημερομηνία και την ώρα της διαβίβασης.
στ) περιλαμβάνουν τα στοιχεία επικοινωνίας του αρμοδίου για τη μεταβίβαση.
ζ) περιλαμβάνουν την ακόλουθη υπενθύμιση:
«Περιέχονται προσωπικά δεδομένα. Πρέπει να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη δημοσιοποίηση ή πρόσβαση.».
2. Σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης, οι πληροφορίες μπορούν να ανταλλάσσονται προφορικά, ιδίως όταν πρόκειται για ανταλλαγές σύμφωνα με τα άρθρα 5 και 7 του παρόντος. Αυτή η λεκτική επαφή πρέπει να συνοδεύεται από έγγραφη διαβίβαση, σύμφωνα με τα εν λόγω άρθρα.
3. Η παραλαβή των πληροφοριών που διαβιβάζονται σύμφωνα με την παρούσα οδηγία επιβεβαιώνεται στον αποστολέα, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της παραγράφου 1.
4. Το εντεταλμένο προσωπικό του Εθνικού Οργανισμού Μεταμοσχεύσεων:
α) είναι διαθέσιμο 24 ώρες την ημέρα και 7 ημέρες την εβδομάδα, για καταστάσεις επείγοντος χαρακτήρα.
β) είναι σε θέση να λάβει και να διαβιβάσει πληροφορίες σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.