Αρχική Διαβουλεύσεις Προδιαγραφών - ΓΓΠΣΤεχνική Διαβούλευση σχετικά με Οριζόντιες Απαιτήσεις Ανάπτυξης Λογισμικού για έργα της ΓΓΠΣΣχόλιο του χρήστη Γεώργιος Π. Παπαβασιλείου | 17 Φεβρουαρίου 2011, 11:55
  • Σχόλιο του χρήστη 'Γεώργιος Π. Παπαβασιλείου' | 17 Φεβρουαρίου 2011, 11:55

    Τεχνική Διαβούλευση σχετικά με Οριζόντιες Απαιτήσεις Ανάπτυξης Λογισμικού για έργα της ΓΓΠΣ. Σύστημα Αυτοματοποιημένης Υποβολής & Διαχείρισης Προτάσεων Υλοποίησης Εργων. 1. Εισαγωγή Η παρούσα προσέγγιση, αφορά σε γενική περιγραφή αυτοματοποιημένου συστήματος το οποίο θα διαχειρίζεται προτάσεις υλοποίησης έργων που υποβάλλονται στην ΓΓΠΣ. Η λύση μπορεί να υλοποιηθεί με χρήση BPM suite, για να παρέχονται όλα τα πλεονεκτήματα που απορρέουν από την χρήση μιας τέτοιας σουίτας. Με τον κατάλληλο σχεδιασμό της διαδικασίας και των ροών εργασιών θα μπορεί να γίνει πλήρης διαχείριση ενός έργου πληροφορικής (και όχι μόνον) από την δημιουργία της σχετικής ανάγκης, μέχρι την οριστική παραλαβή. 2. Περιγραφή του Προτεινόμενου Συστήματος Η υποβολή τεχνικών και οικονομικών προσφορών/προτάσεων υλοποίησης έργων υποβάλλεται από τους προμηθευτές, όταν ολοκληρωθεί εσωτερική διεργασία μεταξύ των αρμόδιων διευθύνσεων και τμημάτων της, και κληθούν οι τελευταίοι για να τις υποβάλουν. Γενικά, η διαδικασία, περιγράφεται ως εξής: o Καταχωρείται «νέο εργο» προς υλοποίηση (Σχετική φόρμα με στοιχειώδης προδιαγραφές, πιθανόν από ή κατά αίτηση από το αρμόδιο τμήμα ή διεύθυνση) o Ορίζονται οι υποψήφιοι προμηθευτές (συσχέτιση με το νέο έργο προς υλοποίηση) στο σύστημα (Από τη δ/νση Πληροφορικής, όσον αφορά στα έργα πληροφορικής) o Όταν οριστικοποιηθούν οι υποψήφιοι προμηθευτές, το σύστημα στέλνει email σε κάθε προμηθευτή όπου ανακοινώνεται επίσημα η πρόσκληση. Το e-mail, περιλαμβάνει και τα στοιχεία του λογαριασμού (κωδικό χρήστη και συνθηματικό) που δίνει δυνατότηα υποβολής προσφοράς 2.1 Δικαίωμα Χρήσης του Συστήματος Κάθε προμηθευτής που καλείται για να υποβάλει πρόταση υλοποίησης έργου θα λαμβάνει, από τον υπεύθυνο διαχειριστή του συστήματος/υπάλληλο της ΓΓΠΣ κωδικό χρήστη και συνθηματικό με τα οποία θα γίνεται χρήστης στο Σύστημα Υλοποίησης Εργων της Γραμματείας. Ο προμηθευτής θα λαμβάνει κωδικό χρήστη και συνθηματικό με e-mail, ο δε διαχειριστής θα δημιουργεί στην λύση biznez PROJECTS ηλεκτρονικό φάκελλο για την υποβολή προσφοράς, από τον συγκεκριμένου προμηθευτή. Ο κωδικός χρήστη και το συνθηματικό θα αφορούν μόνο στην είσοδο του προμηθευτή στο σύστημα ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών που αφορούν στην προμήθεια για την οποία έχει προεπιλεγεί. Ουδείς προμηθευτής θα δύναται να εισέρχεται στον η-φάκελλο άλλου προμηθευτή, ή σε η-φάκελλο προμηθευτή που αφορά σε άλλο έργο. Σε περίπτωση κλειστών οικονομικών προσφορών, οι προσφορές θα υποβάλλονται κωδικοποιημένες (σφραγισμένες) και θα μπορούν να ανοίγονται, όταν μέσω του συστήματος παραδοθούν, από τους προμηθευτές, τα αναγκαία συνθηματικά. Ο προμηθευτής θα είναι χρήστης του συστήματος καθ’ όλη την διάρκεια υλοποίησης του έργου και θα συμμετέχει στην προβλεπόμενη ροή των εργασιών (workflow), μέχρι την οριστική παραλαβή. 2.2 Συμπλήρωση Ηλεκτρονικού Εντύπου – 1ος Κόμβος Εργασίας Με την είσοδο του προμηθευτή στο σύστημα θα εμφανίζεται ηλεκτρονική φόρμα, που θα παρέχει δυνατότητα υποβολής τεχνικής και οικονομικής προσφοράς. Το έγγραφο θα είναι τυποποιημένο, αλλά θα είναι εύκολο να μεταβληθεί κατά περίτπωση έργου. Η συμπλήρωση της φόρμας θα έχει υποχρεωτικά πεδία και θα δέχεται αρχεία που τυχόν πρέπει να επισυναφθούν (π.χ. e-mails, τιμοκαταλόγους προιόντων και υπηρεσιών και ό,τι άλλο είναι χρήσιμο να συμπεριληφθεί). Η συμπλήρωσή της από τον προμηθευτή θα αποτελεί και τις εργασίες που γίνονται στον πρώτο κόμβο εργασίας. Τα η-έγγραφα δεν θα μπορούν να «αποσταλούν» στον επόμενο κόμβο αν δεν έχουν συμπληρωθεί με όλα τα στοιχεία και πληροφορίες που έχουν προβλεφθεί και συμφωνηθεί κατά την ανάλυση και τεθούν στο σύστημα. Η αποστολή της θα γίνεται με την εντολή π.χ. Υποβολή/Submit. 2.3 Λήψη Προσφοράς – 2ος Κόμβος Εργασίας Ο 2ος κόμβος/ θέση εργασίας ανήκει στον διαχειριστή του συστήματος που είναι αρμόδιος να ελέγχει την πληρότητα της προσφοράς πέραν των αυτόματων ελέγχων που θα έχουν εκτελεσθεί και έχουν επιτρέψει την αποστολή της στον κόμβο αυτό. Οι επιπλέον έλεγχοι θα ορισθούν κατά την λεπτομερή ανάλυση της διαδικασίας. Οι έλεγχοι θα μπορούν να εκτελούνται και από επιτροπή παραλαβής ενδεχομένως σε ροή εργασιών βάσει ρόλων, κανόνων και ευθύνης ενός εκάστου των μελών της. Σε περίπτωση διαπιστωμένης έλλειψης (εκτός των αυτοματοποιημένων ελέγχων), ο διαχειριστής του συστήματος επιστρέφει την πρόταση στον προμηθευτή (στον 1ο κόμβο δηλαδή) και ζητά αποκατάσταση τυχόν ελλείψεων, παραβλέψεων ή ασαφειών που έχουν διαπιστωθεί, και επαναπροώθησή της στον 2ο κόμβο εργασίας. 2.4 Εκδοση Κωδικού Αιτήματος – 3ος Κόμβος Εργασίας Ο κωδικός αιτήματος εκδίδεται από την διεύθυνση/τμήμα που έχει αιτηθεί το συγκεκριμένο έργο ή εκείνο που αναλαμβάνει να το χρεωθεί. Στην περίπτωση αυτή το σύστημα θα περιλαμβάνει τις αναγκαίες ροές εργασιών μεταξύ αποδέκτη του έργου και εκείνου που εκδίδει τον κωδικό αιτήματος και αναλαμβάνει οικονομικά να το χρεωθεί. 2.5 Διαδικασία Διαχείρισης της Ανάθεσης Η ανάθεση στον προμηθευτή πραγματοποιείται και σύμφωνα με τυχόν υφιστάμενο κανονισμό προμηθειών, εφόσον έχουν ολοκληρωθεί τα παρακάτω βήματα: ► Βήμα 1 Καταχώρηση αιτήματος χρήστη ή παραπομπή από το Τμήμα Υποστήριξης, σε HELP DESK. ► Βήμα 2 • Ανάλυση Απαιτήσεων Χρήστη • Χρονοδιάγραμμα Υλοποίησης Έργου • Προσδιορισμός απαιτούμενων ανθρωποημερών • Προϋπολογισμός έργου ► Βήμα 3 • Διαδικασία έγκρισης Δαπάνης (από Διεύθυνση Πληροφορικής) • Ανάλυσης επιχειρησιακού οφέλους (Κέρδος – Κόστους) της απαίτησης ► Βήμα 4 • Λεπτομερείς προδιαγραφές έργου • Αξιολόγηση και Επιλογή προμηθευτή • Δημιουργία εντολής απαίτησης δαπάνης προς έγκριση στο επιχειρησιακό περιβάλλον και έγκριση δαπάνης. • Δημιουργία κωδικού έργου στο υποσύστημα Διαχείρισης Έργων. ► Βήμα 5 Ανάθεση έργου σε προμηθευτή σύμφωνα με τον ισχύοντα κανονισμό προμηθειών. 2.6 Διοίκηση του Εργου - 4ος και 5ος Κόμβος Εργασίας Για την διοίκηση του έργου απαιτούνται τουλάχιστον υπεύθυνοι διαχείρισης έργου ή και project managers (στην περίπτωση σύνθετων έργων) τόσο από την πλευρά του αναδόχου υλοποίησης όσο και από την πλευρά του αναθέτη. Κατά συνέπεια, ο 4ος και 5ος κόμβος εργασίας (ροής εργασιών) αφορά σε κόμβο υπευθύνου διαχείρισης εκ μέρους της ΓΓΠΣ και σε κόμβο υπευθύνου διαχείρισης από πλευράς του αναδόχου. Η ανάδειξη υπευθύνων διαχείρισης (project managers) των έργων μπορεί να γίνεται είτε απ’ ευθείας εκτός συστήματος ή με την βοήθεια Διαδικασίας Ανάδειξης Υπευθύνου Εκτέλεσης Εργου που θα υποστηρίζεται από το σύστημα. Κατά την διάρκεια της υλοποίησης του έργου η ροή των εργασιών θα γίνεται κυρίως μεταξύ των κόμβων αυτών. Στην περίπτωση που ανακύψει ανάγκη λειτουργίας και άλλων κόμβων για την διαχείριση επιπλέον θεμάτων (π.χ., έγκριση τυχόν πρόσθετης δαπάνης που προέκυψε από ανάγκη υλοποίησης πρόσθετου έργου ή σημαντικής αλλαγής των αρχικών προδιαγραφών), το σύστημα είναι σε θέση να υποστηρίξει και λειτουργίες σαν και αυτές. Κατά την διάρκεια της υλοποίησης θα γίνεται συνεχής έλεγχος των, εκατέρωθεν, παραδοτέων σύμφωνα με τις φάσεις υλοποίησης του έργου που έχουν συμφωνηθεί. Οι φάσεις του έργου θα περιλαμβάνονται σε ηλεκτρονικό έγγραφο του συστήματος που θα συμπληρώνεται από τον προμηθευτή κατά την δημιουργία και κατάθεση της τεχνικής και οικονομικής προσφοράς. Η διαδικασία Υλοποίησης και Παραλαβής σε φάσεις περιλαμβάνει παραδοτέα που παρδίδονται και γίνονται αποδεκτα κατά τις φάσεις αυτές. Τα παραδοτέα αυτά προβλέπονται από τον αντίστοιχο κανονισμό της ΓΓΠΣ και από τυχόν ιδιαιτερότητες των έργων και μεταξύ άλλων περιλαμβάνουν: Βήμα 1 • Ανάπτυξη και υλοποίηση των εγκεκριμένων κατά τη μελέτη σκοπιμότητας • Αποδοχή τεχνικής λύσης από: • Διεύθυνση Πληροφορικής • Αρμόδιο χρήστη ► Βήμα 2 • Εκτέλεση δοκιμαστικών ελέγχων από αρμόδιο τεχνικό (CAT) • Εκτέλεση δοκιμαστικών ελέγχων από αρμόδιο χρήστη (UAT) ► Βήμα 3 Παραλαβή έργου Για την παραλαβή του έργου απαιτούνται πέραν της ολοκλήρωσης του βήματος 2 και τα ακόλουθα παραδοτέα από τον προμηθευτή: 1. Design Document 2. Testing scenario 3. User documentation Η δε διαχείριση της παραλαβής θα γίνεται με την χρήση ηλεκτρονικής φόρμας στο σύστημα στην οποία θα επισυνάπτονται συνημμένα που την αφορούν. ► Βήμα 9 • Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας Το σύστημα θα υποστηρίζει ημερολογιακή αντιστοίχιση των φάσεων, αρχής γενομένης του kick off meeting που σηματοδοτεί την έναρξη υλοποίησης του έργου. Το σύστημα υποστηρίζει versioning των φάσεων υλοποίησης των έργων, ώστε να αντιμετωπίζονται τροποποίησεις αυτών, κυρίως λόγω καθυστερήσεων στην παράδοση των παραδοτέων στις οποίες θα περιλαμβάνονται και οι ανάλογες τεκμηριώσεις των λόγων που επέβαλαν τις καθυστερήσεις αυτές. Το σύστημα θα εκδίδει ειδοποιήσεις (alerts) εντός συγκεκριμένων χρονικών ορίων πριν την υποχρέωση παράδοσης των παραδοτέων ταυτόχρονα και στους δύο κόμβους εργασίας των υπευθύνων διαχείρισης. Τα δε παραδοτέα θα περιληφθούν στο ηλεκτρονικό έγγραφο παρακολούθησης της πορείας υλοποίησης του έργου, κατά τις φάσεις αυτού. 3. Σύνδεση Συστήματος Υλοποίησης Εργων με Σύστημα Διαχείρισης Πληρωμών Προμηθευτών Το Σύστημα Υλοποίησης Εργων μπορεί να συνδεθεί με υπάρχον σύστημα Διαχείρισης Πληρωμών Προμηθευτών, ή, με την βοήθεια της ΒΡΜ σουίτας, να υλοποιηθεί νέο. Κάθε σύστημα διαχείρισης πληρωμών ενημερώνεται από ένα σύστημα υλοποίησης έργων. Οι φάσεις υλοποίησης και τα εκατέρωθεν παραδοτέα κωδικοποιούν στην ουσία milestones που παρακολουθούνται κατά την ροή των εργασιών και ελέγχονται μέχρι να γίνουν αποδεκτά. Το σύστημα ελέγχει την υλοποίηση των έργων κατά φάσεις με βάσει τα παραδοτέα και προαπαιτούμενα που περιλαμβάνονται σε αυτές. Οταν πληρούνται οι προυποθέσεις πληρωμής (προκαταβολής, προσωρινής παραλαβής, εξώφλησης κ.λπ), το σύστημα θα μπορεί να ειδοποιεί τον προμηθευτή ότι δύναται να εκδόσει τιμολόγιο πληρωμής για το έργο που αντιστοιχεί στην συγκεκριμένη φάση. Το τιμολόγιο μπορεί να ψηφιοποιείται, να τίθεται στον ηλεκτρονικό φάκελλο διαχείρισης του έργου και να ακολουθεί τον κύκλο εγκρίσεων για την πληρωμή του, βάσει υφισταμένου συστήματος ή νέου που με την ίδια πλατφόρμα μπορεί να υλοποιηθεί.