Σχέδιο Δράσης OGP OGP

Αρχική Λευκή ΒίβλοςΥποδομές – ΤΠΕΣχόλιο του χρήστη ΚΟΡΟΔΗΜΑ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ | 25 Ιανουαρίου 2012, 18:17
  • Σχόλιο του χρήστη 'ΚΟΡΟΔΗΜΑ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ' | 25 Ιανουαρίου 2012, 18:17

    ΕΝΟΤΗΤΑ: ΥΠΟΔΟΜΕΣ - ΤΠΕ ΕΡΩΤΗΣΗ: ΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ - ΠΡΟΤΑΣΗ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΩΝ ΜΕΣΩΝ + ΔΡΑΣΕΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΒΑΡΩΝ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΑΣΚΗΣΗΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ Προτείνω βάση της εργασιακής μου εμπειρίας τα παρακάτω: Α] Εκτός από το γενικό οργανόγραμμα που μπορεί να υπάρχει στο εκάστοτε υπουργείο θα πρέπει να υπάρχει και οργανόγραμμα ξεχωριστό στην κάθε διεύθυνση που θα περιλαμβάνει τα εξής: - Αριθμός ατόμων στην συγκεκριμένη υπηρεσία. - Κατανομή καθηκόντων, αρμοδιοτήτων. - Κατανομή ισάριθμων αντικειμένων με αναλυτική περιγραφή του καθενός. - Υπολογισμός χρονικής διάρκειας, διεκπαιρέωσης του κάθε αντικειμένου ανάλογα με την ποσότητα, όγκο και βάρος που έχει το καθένα. - Να υπάρχουν δύο άτομα που θα κάνουν την ίδια ακριβώς εργασία για αντικείμενα που απαιτούν την καθημερινή παρουσία του υπαλλήλου στην περίπτωση που ο ένας ή ο άλλος χρήζει την ανάγκη απουσίας του από την υπηρεσία. Με λίγα λόγια ποιος τον αντικαθιστά. - Ανάλογα με το τι αντικείμενο έχει ο καθένας θα πρέπει να αναγράφεται ποιος καταστάται υπεύθυνος/η για να καθοδηγεί και να ενημερώνει τον υπάλληλο στην επίλυση προβλημάτων που έχουν σχέση με το αντικείμενό του. - Να αναγράφεται αν ο υπάλληλος συνεργάζεται με άλλη διεύθυνση. - Αν έχει υπάρξει μείωση ή αύξηση καθηκόντων, καθώς και η εξελικτική πορεία των αντικειμένων που είχε και έχει υπό ευθύνη του/της. Φυσικά, για να μπορεί ένα οργανόγραμμα να εφαρμοστεί, έτσι ώστε, να καταστεί στους υπαλλήλους λειτουργικό και παραγωγικό θα πρέπει στον εκάστοτε διευθυντή να υποβληθούν από τους υπαλλήλους βιογραφικά που θα περιλαμβάνουν και κάτι ακόμη, δηλαδή, αν έχουν την επαρκή γνώση του αντικειμένου/ων τους, αν αισθάνονται ότι έχουν την δυνατότητα να το φέρουν εις πέρας, θεωρούν ότι σε κάποιο άλλο αντικείμενο θα ήταν πιο χρήσιμοι και αποδοτικοί; Πιστεύουν ότι έχουν τις ικανότητες και δεξιότητες που απαιτούνται; Χρειάζονται την εκμάθηση και βοήθεια συναδέλφου; Επίσης, αφού γίνει ο απαραίτητος έλεγχος μετά από σοβαρή σκέψη και υπευθυνότητα θα πρέπει μέσω ενός "meeting", να δρομολογηθούν όλα τα παραπάνω, δηλαδή να αναγνωστούν οι αρμοδιότητες του καθενός και να δωθεί στον κάθε υπάλληλο έγγραφο με τα προσωπικά του καθήκοντα. Β] Κατά την άποψή μου η δράση που πρέπει να έχει ένας διευθυντής ξεκινάει από: 1. Περιγράφουμε στους υπαλλήλους, ποιό ρόλο έχει η διεύθυνση, που αποσκοπεί, και ποιοί είναι οι στόχοι της. 2. Τι ζητάμε και την μέθοδο την οποία θα θέλαμε να εργαστούν οι συγκεκριμένοι υπάλληλοι για την εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας. 3. Ότι είμαστε ανοικτοί ΠΑΝΤΑ στην επίλυση προβλημάτων. 4. Συμπεριφερόμαστε με κατανόηση και επιβραβεύουμε κάθε καλή πράξη και κάθε αξιόλογη άποψη και πρωτοβουλία. 5. Επιπλήττουμε τη μη συναδελφικότητα και τη μη συνεργασία. 6. Καθοδηγούμε και στηρίζουμε όποτε χρειάζεται. 7. Ενημερώνουμε για αλλαγές που διαμορφώνονται σχετικά με την διεύθυνση. 8. Παρακολουθούμε την προθημεία, επιμέλεια, συμπεριφορά, αποδοτικότητα, συνεργασία όπως και τις αρνητικές παραμέτρους ενός υπαλλήλου επιδιώκοντας την βελτίωση των ανθρώπινων σχέσεων και γενικότερα των σχέσεων εργασίας. 9. Προσπαθούμε να βελτιώσουμε τα μέσα, τις συνθήκες, τις εργασιακές ιδιότητες της υπηρεσίας. Γ] Οι υπάλληλοι θα πρέπει: - Να ολοκληρώνουν την εργασία τους, όχι τμηματικά, δηλαδή, "άσε να έχω και αύριο δουλειά". Όταν ένας υπάλληλος ολοκληρώνει την εργασία του μπορεί κάλλιστα να βοηθήσει τον συνάδελφό του που πνίγεται, μπορεί κάλλιστα να του ανατεθεί προσωρινά κάτι άλλο να φέρει εις πέρας, να εργαστεί κατά διαστήματα ακόμη και σε άλλη διεύθυνση. - Να ενημερώνουν την εξέλιξη και πορεία της εργασίας τους αφού τους ζητηθεί. - Να ζητούν βοήθεια όταν την χρειάζονται χωρίς να σημαίνει αυτό ότι οι υπόλοιποι θα τους υποτιμήσουν επειδή δεν γνωρίζουν την λύση. - Να παραδέχονται τα λάθη τους διότι η διόρθωση στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι καθόλου δύσκολη... - Οργανώνουμε την εργασία με σειρά προτεραιότητας. - Να προτιμούν να δέχονται τις τηλεφωνικές κλήσεις που γίνονται από πολίτες διότι αυτό σημαίνει εξυπηρέτηση. - Να περιποιούνται τον χώρο τους, να τον διαμορφώνουν με τρόπο που τους εκφράζει και φυσικά να τον διατηρούν καθαρό. Δ] Να παρέχεται η δυνατότητα μετακίνησης υπαλλήλου σε άλλο γραφείο, σε άλλη υπηρεσία, σε άλλο υπουργείο. Ε] Όταν η εργασία προσεγγίζει τα ενδιαφέροντα του υπαλλήλου και δεν του/της είναι βαρετό και δεν το θεωρεί κάτι που τον/την κουράζει ή του προκαλεί αρνητική διάθεση η συνεισφορά του/της είναι πράγματι πολύ ικανοποιητική. Στην αντίθετη περίπτωση προτείνω: Να του προταθεί κάτι νέο δηλαδή μία αλλαγή η οποία θα ανανεώσει τον υπάλληλο και θα του/της δώσει νέες κατευθύνσεις και όρεξη για προσφορά. Δεν γνωρίζω κατά πόσο απάντησα εύστοχα την συγκεκριμένη ερώτηση, όμως όταν την διάβασα ομολογώ πως πλημμύρισα με τις παραπάνω σκέψεις.