ΕΡΩΤΗΣΗ 11: Θεωρείτε σκόπιμο να καταστεί υποχρεωτική, μέσω της πράξης ενσωμάτωσης των Οδηγιών, η χρήση ηλεκτρονικών καταλόγων για ορισμένα είδη συμβάσεων; Σε περίπτωση καταφατικής απάντησης παρακαλείσθε να προσδιορίσετε τα είδη των δημοσίων συμβάσεων για τα οποία θα ήταν σκόπιμη μια τέτοια ρύθμιση. Σε περίπτωση αρνητικής απάντησης, παρακαλείσθε να παρέχετε σχετική αιτιολόγηση.
Διευκρινίσεις: Σύμφωνα με τις οδηγίες , τα κράτη μέλη μπορούν να καταστήσουν υποχρεωτική τη χρήση ηλεκτρονικών καταλόγων για ορισμένα είδη δημοσίων συμβάσεων. Οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι είναι ένας μορφότυπος για την παρουσίαση των προσφορών και την οργάνωση των πληροφοριών κατά τρόπο ο οποίος είναι κοινός για όλους τους προσφέροντες και προσφέρεται για ηλεκτρονική επεξεργασία. Οι αναθέτουσες αρχές/αναθέτοντες φορείς θα πρέπει να μπορούν να απαιτούν ηλεκτρονικούς καταλόγους σε όλες τις διαθέσιμες διαδικασίες όπου απαιτείται η χρήση ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας .
ΕΡΩΤΗΣΗ 12: Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων σας και εξ όσων είστε σε θέση να γνωρίζετε, υπάρχει δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικών καταλόγων μέσω του ΕΣΗΔΗΣ; Σε περίπτωση θετικής απάντησης, πότε ενεργοποιήθηκε η δυνατότητα αυτή και υπό ποιες προϋποθέσεις;
Διευκρινίσεις: Αναφορικά με τους κανόνες και τις λεπτομέρειες χρήσης των ηλεκτρονικών καταλόγων μέσω του ΕΣΗΔΗΣ, υπάρχει σχετική εξουσιοδοτική διάταξη στην παράγραφο 2 του άρθρου 136 του ν. 4281/2014 για την έκδοση υπουργικής απόφασης. Η εξουσιοδότηση αυτή υπήρχε και στον ν. 4155/2013, πλην όμως η ισχύουσα έως σήμερα υπουργική απόφαση με αριθμό Π1/2390/2013 για τη λειτουργία του ΕΣΗΔΗΣ δν περιέχει διάταξη σχετική με τους ηλεκτρονικούς καταλόγους.
ΕΡΩΤΗΣΗ 13: Θεωρείτε ότι είναι σκόπιμη η λεπτομερέστερη ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για τη χρήση του εργαλείου των ηλεκτρονικών καταλόγων από τις αναθέτουσες αρχές/αναθέτοντες φορείς; Παρακαλείσθε να προσδιορίσετε τα προτεινόμενα από εσάς θέματα προς ρύθμιση.
Διευκρινίσεις: Τα άρθρα 36 και 54 των Οδηγιών 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ, αντίστοιχα, ρυθμίζουν αναλυτικά τη χρήση του ηλεκτρονικού καταλόγου.
ΕΡΩΤΗΣΗ 14: Ποια θεωρείτε ότι θα μπορούσαν να είναι τα ελάχιστα στοιχεία-πεδία τα οποία θα πρέπει να περιλαμβάνονται στον μορφότυπο του ηλεκτρονικού καταλόγου, ενόψει της τυποποίησης του μορφοτύπου αυτού;
ΕΡΩΤΗΣΗ 11.
Συμφωνούμε να καταστούν υποχρεωτικοί οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι για συγκεκριμένα ειδη συμβάσεων. Ενδεικτικά, τα ειδη αυτά ειναι ολα τα commodity – non critical items (Kraljic Model- Purchasing Portofoglio Matrix) στα οποία περιλαμβάνονται τα ειδη και αναλώσιμα γραφείου, αναλώσιμα Η/Υ, αναλώσιμα εκτυπωτών, αναλώσιμα φωτοτυπικών μηχανών, καθώς και οτιδήποτε αλλο το οποίο παρουσιάζει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: ειναι χαμηλής αξίας, περιγράφεται ευκολα, παραγγέλνεται συχνά, αφορά πολλούς χρήστες και δεν ειναι «business critical».
Θα απελευθερώσει πολύ χρόνο από ολους τους εμπλεκόμενους, που σπαταλάται στις μικρές επαναλαμβανόμενες προμήθειες χαμηλής αξίας για αντικείμενα μικρής επιχειρισιακής σπουδαιότητας.
ΕΡΩΤΗΣΗ 12.
Να ερωτηθεί η ΓΓΕ!!
Παρακαλώ να γίνει κατανοητό οτι το ΕΣΗΔΗΣ δεν ειναι «πασπαρτού», ουτε μπορεί να γίνει για ολες τις δημόσιες προμήθειες, κάθε υψους και μέσω ολων των τρόπων ηλεκτρονικών προμηθειών και μή.
Υπάρχουν και αλλα συστήματα στην ελληνική αγορά που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικούς καταλόγους από το 2001. Αλλοίμονο αν η απόφαση για χρήση ηλεκτρονικών καταλόγων βασίζεται στην δυνατότητα και μόνο του ΕΣΗΔΗΣ να υλοποιηθεί η Νομοθεσία….
Πρός το παρόν πάντως, από οτι γνωρίζουμε σαν εταιρία, δεν υπάρχει ενεργοποιημένη αυτή η δυνατότητα στο σύστημα ΕΣΗΔΗΣ. Αλλά και να υπήρχε, υπάρχουν και αλλα ζητήματα που πρέπει να καλυφθούν. (βλέπε κατωτέρω)
ΕΡΩΤΗΣΗ 13.
Φυσικά και υπάρχουν πολλά ζητήματα, εκ των οποίων τα βασικότερα ειναι τα ακόλουθα.
α) Δομή ηλεκτρονικών καταλόγων.
Πρέπει να καθοριστεί το σχήμα κατηγοριοποίησης και ο μορφότυπος, οπως αναφέρεται και στην ερώτηση 14.
β)Επεξεργασία περιεχομένου η-καταλόγων.
Οι κατάλογοι δεν ειναι ετοιμοι για ανάρτηση τις περισσότερες φορές. Ο τρόπος με τον οποίο «εξάγονται» από τα πληροφοριακά συστήματα περιέχει συντμήσεις, διαφοροποιήσεις στην αναφορά των χαρακτηριστικών τους ανάμεσα στους κατασκευαστές (π.χ. μπλέ στυλό, εναντι στυλό μπλέ) κάτι που κάνει την ταξινόνιση και την σύγκριση τους δύσκολη, καθώς και περιλαμβάνει και πολλαπλές περιπτωσεις οπου με ενα κωδικό προμηθευτή αναφέρονται πολλαπλά ειδη (π.χ. με ενα κωδικό τα στυλό, ανεξαρτήτου χρωματος)
Η επεξεργασία ειναι επίπονη προσπάθεια αλλά αναγκαία και πρέπει να γίνει από τον ιδιο φορέα που θα επιληφθεί και των ανανεώσεων & συντηρήσεων των καταλόγων, οπως περιγράφεται ακολούθως.
γ) Ανανέωση & Συντήρηση η-καταλόγων.
Οι κατάλογοι περιέχουν προϊόντα τα οποία μπορούν να μείνουν σταθερά σε χαρακτηριστικά, διαθεσιμότητα και τιμή καθ’ ολη την διάρκεια της σύμβασης, ή να αλλάξουν (αλλαγή τιμών, αλλαγή χαρακτηριστικών, κατάργηση προϊόντος, αντικατάσταση προϊόντος). Αν οι κατάλογοι αυτοί ειναι στο ΕΣΗΔΗΣ, ποιοί θα ειναι υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση αυτών των αλλαγών ?
– Αν ειναι οι προμηθευτές, τότε πέραν της πρόσβασης με δικαιώματα αλλαγών που θα πρέπει να εχουν, θα πρέπει επίσης να προβλεφθεί και η διαδικασία της εγκρισης των αλλαγών εκ μέρους της κάθε Αναθέτουσας αρχής.
– Αν ΔΕΝ ειναι οι προμηθευτές, ο επόμενος υποψήφιος ειναι η Αναθέτουσα Αρχή. Μάλλον δύσκολο από πλευράς εκπαίδευσης του μεγάλου αριθμού προσωπικού (και οχι διαίτερα υψηλών ικανοτήτων σε σχέση με πληροφοριακά συστήματα)
– Αν ΔΕΝ ειναι ουτε οι Προμηθευτές ουτε οι Αναθέτουσες Αρχές, ο κλήρος πέφτει στο ολογάριθμο προσωπικό της ΓΓΕ που διαχειρίζεται το ΕΣΗΔΗΣ. Δηλ αυτοί θα πρέπει να παρακολουθούν ολους τους καταλόγους και να κάνουν διαχείρηση αλλαγών. Μάλλον απίθανο, αν σκεφτεί κανείς οτι ενας μέσος κατάλογος ειδών και αναλωσίμων γραφείου περιέχει περίπου 300 κωδικούς.
– Αν ΔΕΝ ειναι κανείς από τους παραπάνω, τότε η λύση ειναι να την κάνει την δουλειά εξωτερικός πάροχος, (κάτι που ηδη γίνεται στην ελληνική αγορά από συγκεκριμένες ελληνικές εταιρίες παροχής υπηρεσιών ηλεκτρονικού εμπορίου.)
ΕΡΩΤΗΣΗ 14
Τα βασικά πεδία του καταλόγου θα πρέπει να ειναι
-κωδικός προμηθευτή (αναγνωρίζεται το ειδος από τον οικονομικό φορέα)
-κωδικός κατασκευαστή (για να μπορεί η αναθέτουσα αρχή, ή αρχές, να ομαδοποιήσει ολα τα ειδη ανά κατασκευαστή και να δεί το συνολικό κόστος )
-κωδικός Αναθέτουσας αρχής (για να μπορεί να απογραφεί και να αποτυπωθεί στο σύστημα και στην αποθήκη της αναθέτουσας αρχης)
-περιγραφή (ωστε να μπορεί να αναγνωριστεί από τον αιτούντα)
-τιμή μονάδας (!!)
-μονάδα μέτρησης (ωστε να μπορεί να υπολογιστεί και η ανάλωση)
-κωδικός κατηγορίας σύμφωνα με το πρότυπο. (ωστε να ειναι δυνατή τόσο η ανάλυση κόστους αγορών σε βάθος(drill down) οσο και η ομαδοποίηση των κατηγοριών σε ιεραρχικά υψηλότερα επίπεδα (roll up) χωρίς να χάνεται η ακρίβεια της πληροφορίας.
Το πρότυπο που προτείνεται ειναι το CPV.
Ειναι ευκολο, χρησιμοποιείται στην δήλωση του αντικειμένου της προμήθειας και ειναι και πανευρωπαϊκό.
1. Θεωρούμε σκόπιμο να υπάρχουν ηλεκτρονικοί κατάλογοι κυρίως στα έντυπά και υλικά μηχανοργάνωσης, γραφική ύλη και είδη καθαριότητας λόγω μεγάλης απόκλισης τιμών και άμεσης ανάλωσης