Δέσμευση 11: Ηλεκτρονικοποίηση Πρωτοκόλλου

Υφιστάμενη κατάσταση
Το Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων, διαθέτει υπηρεσία Πρωτοκόλλου για την παραλαβή των διαφόρων φύσεως αιτημάτων των Πολιτών. Τα έγγραφα εισέρχονται κυρίως σε έντυπη (φυσική) μορφή. Το πλήθος των εγγράφων ανέρχεται περίπου στις 200.000 με μια κατανομή 60% εισερχόμενων εγγράφων και 40% εξερχόμενων εγγράφων. Ο όγκος του έντυπου υλικού που εισέρχεται καθημερινά στο Υπουργείο υπολογίζεται σε πάνω από 800 σελίδες.
Τα έγγραφα εισέρχονται με τους ακόλουθους τρόπους:
• Με φυσική παρουσία του ενδιαφερόμενου στο γραφείο εισερχομένων του κεντρικού πρωτοκόλλου του Υπουργείου
• Με τις ταχυδρομικές υπηρεσίες είτε ως απλές επιστολές, είτε ως συστημένες επιστολές
• Με τηλεομοιοτυπία
• Με τις υπηρεσίες ταχυμεταφορών (courier)
Στο τρέχον μοντέλο λειτουργίας τα έγγραφα που παραλαμβάνονται σε έντυπη μορφή σαρώνονται από τους υπαλλήλους του γραφείου εισερχομένων. Το έγγραφο μαζί με τα συνοδευτικά του τοποθετείται σε ανοιχτή θυρίδα που σηματοδοτείται με τον κωδικό της οργανωτικής μονάδας στην οποία έχει χρεωθεί. Το ίδιο ισχύει και για τα fax.
Το Υπουργείo διαθέτει και υπηρεσία ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης. Η παραλαβή και η πρωτοκόλληση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται από υπαλλήλους. Για κάθε μήνυμα ανοίγει η φόρμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με προσυμπληρωμένα κάποια πεδία και ο υπάλληλος συμπληρώνει τα υπόλοιπα (κυρίως τις οργανωτικές μονάδες που το χρεώνονται). Στη συνέχεια είτε το μήνυμα επαναπροωθείται προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της οργανωτικής μονάδας είτε εκτυπώνεται μαζί με τα συνοδευτικά του και τοποθετείται στη θυρίδα της οργανωτικής μονάδας που το χρεώθηκε, προκειμένου να το παραλάβει. Το ηλεκτρονικό αποδεικτικό με τα στοιχεία πρωτοκόλλησης αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα.

Περιγραφή Δέσμευσης
Το Υπουργείο στοχεύει στην ηλεκτρονικοποίηση της παρεχόμενης υπηρεσίας, έτσι ώστε η εισαγωγή της αιτήσεως του πολίτη στο σύστημα, να γίνεται με τρόπο ηλεκτρονικό και διαδικτυακό. Επίσης να μπορεί ο ενδιαφερόμενος να ενημερώνεται ηλεκτρονικά για το τελικό αποτέλεσμα του αιτήματός του, μέσω διαύλων που επιλέγει ο ίδιος, όπως SMS ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Αρχές OGP
Συμμετοχικότητα

Φορείς υλοποίησης,
Υλοποίηση: Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων
Στοιχεία επικοινωνίας υπαλλήλου: Γενική Διευθύντρια της Γενικής Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού Προγραμματισμού και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Καλομοίρα Μαρούγκα. Τηλέφωνο 2103442012. Email t11kalma@minedu.gov.gr.

Εμπλεκόμενοι:
• Δημόσια Διοίκηση
• Φορείς και Οργανώσεις της Κοινωνίας των Πολιτών
• Ιδιωτικός Τομέας και Εταιρείες
• Πολίτες

Στόχος
Στόχος της παρούσας δέσμευσης είναι να δοθεί η δυνατότητα στον ενδιαφερόμενο πολίτη ή στην ενδιαφερόμενη εταιρεία να καταχωρεί ηλεκτρονικά το αίτημά του και να ενημερώνεται με τρόπο αυτοματοποιημένο (είτε με την χρήση SMS είτε με την χρήση e-mail ανάλογα με την επιθυμία του) για την τελική έκβασή του.
Η ανωτέρω δέσμευση καθιστά τη διοίκηση πιο ανοικτή και βελτιώνει την ανοικτή διακυβέρνηση, παρέχοντας στον ενδιαφερόμενο χρήστη δυνατότητα να προσπελάσει την πληροφορία εύκολα με την χρήση του διαδικτύου.

Μέσα για την υλοποίηση της δέσμευσης
Για την υλοποίηση της δέσμευσης θα γίνει επέκταση του υφισταμένου λογισμικού ώστε να μπορεί να ανταποκρίνεται στις νέες απαιτήσεις.

Βασικά ορόσημα – Χρονοδιάγραμμα
• Έλεγχος και πιθανές αλλαγές στο θεσμικό πλαίσιο έως Δεκ 2016
• Ολοκλήρωση λειτουργικότητας Δεκ 2017

  • 30 Ιουνίου 2016, 09:44 | Γιώργος Καρμπέρης

    Καλημέρα.
    Προσπαθώντας να συμβάλω θετικά στην περιγραφόμενη δέσμευση, θα πρότεινα -αν είναι εφικτό- μια σειρά από προτάσεις που έχουν να κάνουν με το τεχνικό κομμάτι της υλοποίησης της δέσμευσης και οι οποίες αφορούν την αυθεντικοποίηση των χρηστών από το σύστημα κατά την εισαγωγή ενός νέου εγγράφου.

    Θα πρέπει οι εξωτερικοί χρήστες του πρωτοκόλλου που καταθέτουν κάποιο έγγραφο προς το Υπουργείο να χωριστούν σε 4 βασικές κατηγορίες και ανάλογα να ακολουθείται διαφορετική προσέγγιση αυθεντικοποίηση τους. Είναι το πλέον σημαντικό κομμάτι καθώς δεν θα υπάρχει φυσική παρουσία τους στο Υπουργείο.

    Οι λόγοι είναι προφανείς: Αποφεύγονται περιπτώσεις πολλαπλών αιτήσεων, ενδεχομένως κακόβουλων ενεργειών ενώ υπάρχει και συνέργια με συστήματα που λειτουργούν ήδη είτε από άλλα Υπουργεία είτε από φορείς της εκπαίδευσης.

    Πιο συγκεκριμένα:
    1) Πολίτες: Μπορεί η αυθεντικοποίηση του χρήστη που θέλει να καταθέσει ένα έγγραφο να γίνεται με S.S.O. (Single-Sign-On) με την ΓΓΠΣ. Η web εφαρμογή του πρωτοκόλλου θα καλεί το αντίστοιχο web service αυθεντικοποίησης της ΓΓΠΣ από όπου θα επιστρέφονται στο σύστημα πρωτοκόλλου ορισμένα μόνο από τα προσωπικά στοιχεία του πολίτη (διεύθυνση, ΤΚ, τηλέφωνο και email του πολίτη).
    Όλοι οι πολίτες διαθέτουν λογαριασμό στη ΓΓΠΣ και γνωρίζουν ότι ουσιαστικά αυθεντικοποιούνται έναντι του κράτους ως προς της ταυτότητα τους.
    Τα στοιχεία που θα επιστρέφονται από το web service θα προσυμπληρώνονται αυτόματα στα στοιχεία της φόρμας του πρωτοκόλλου που θα συμπληρώνει ο πολίτης.
    Το πρωτόκολλο θα πρέπει να κρατάει ένα ID που θα παραπέμπει στον πολίτη (όχι όμως το ΑΜΚΑ ή ο ΑΦΜ του πολίτη ώστε να αποφευχθούν περιπτώσεις καταστρατήγησης προσωπικών δεδομένων, αλλά μόνο το email του πολίτη όπως έχει δηλωθεί στη ΓΓΠΣ).

    2) Εκπαιδευτικοί: Με χρήση του προσωπικού τους email στο SCH.gr. Θα πρέπει να είναι της μορφής xxxxxx@sch.gr.
    Δύναται είτε να χρησιμοποιηθεί το υπάρχον SSO του SCH με παρόμοια διαδικασία (π.χ. όπως λειτουργεί στο Μητρώο ΑμΕΑ) είτε απευθείας χωρίς περαιτέρω έλεγχο καθώς email από το SCH έχουν μόνο πιστοποιημένοι χρήστες της εκπαίδευσης. Το παραπάνω καλύπτει και την περίπτωση Σχολικών Μονάδων.

    3) Δημόσιοι Υπάλληλοι: Με χρήση του προσωπικού τους email αρκεί να είναι της μορφής xxxxxxx@xxxx.gov.gr . Όμοια, όπως και στην περίπτωση των εκπαιδευτικών, μόνο πιστοποιημένοι χρήστες του Δημοσίου διαθέτουν email από το gov.gr.

    4) Έτεροι φορείς: Πχ. Σύλλογοι, οργανώσεις, κλπ. που δεν διαθέτουν ΑΦΜ. Handshake με email όπως περιγράφεται παρακάτω.

    Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, θα πρέπει μετά την υποβολή της αίτησης να γίνεται ένα handshake με το δηλωμένο email. Πριν δοθεί τελικά ο αριθμός πρωτοκόλλου της αίτησης θα αποστέλλεται ένα αυτοματοποιημένο email στον πολίτη/εκπαιδευτικό/φορέα με ορισμένα στοιχεί από την αίτηση, όπου ακολουθώντας ένα link θα αποδέχεται ότι αυτός έχει υποβάλλει την αίτηση. Μόλις ο ενδιαφερόμενος ακολουθήσει το link, θα αποδίδεται απο το σύστημα ο τελικός Α.Π. που λαμβάνει η αίτηση και τα στοιχεία αυτά θα αποστέλλονται αυτοματοποιημένα με δεύτερο email/αποδεικτικό στον αποστολέα ώστε να τα γνωρίζει.

    Σε μια δεύτερη φόρμα της εφαρμογής, και μετά την αυθεντικοποίηση, ο ενδιαφερόμενος θα μπορεί να παρακολουθεί τις «αιτήσεις» του, την κατάσταση τους, που χρεώθηκαν και πότε κλπ. Η ιδέα όπως περιγράφεται με SMS και email είναι αρκετά καλή.

    ΥΓ: Προέρχομαι από το Υπ. Παιδείας και γνωρίζω πώς λειτουργεί το κεντρικό πρωτόκολλο καθώς και τον αυξημένο όγκο των εισερχόμενων εγγράφων.

    Με εκτίμηση,
    Γιώργος Καρμπέρης
    ΠΕ Πληροφορικής, MSc