Άρθρο 14 Τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων

1. Η δημιουργία ή/και επικύρωση (επιμέρους) αρχείου της εκάστοτε διαδικασίας ή/και υπόθεσης πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικής ένδειξης, υπογεγραμμένης με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή από το κάθε  φορά προς τούτο εξουσιοδοτημένο όργανο του φορέα δημόσιου τομέα  κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής της διαδικασίας.

2. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα τηρεί (ηλεκτρονικά) αρχεία των ηλεκτρονικών εγγράφων, τα οποία εκδίδει, κατέχει ή διακινεί και σχετίζονται με την άσκηση των αρμοδιοτήτων του ή/και το πεδίο των δραστηριοτήτων του .

3. Η μορφή και τα μέσα τήρησης, επεξεργασίας και αποθήκευσης των ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας και να  εγγυώνται ιδίως την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα, και την ποιότητα των  εγγράφων και των δεδομένων/πληροφοριών  που περιέχονται σε αυτά. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης/εναλλακτικά: Με Π.Δ. που εκδίδεται μετά από πρόταση  του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης καθορίζονται τα ειδικότερα ζητήματα που αναφέρονται στα μέτρα οργανωτικής και τεχνικής ασφάλειας και στην τήρηση, επεξεργασία, αποθήκευση, ευρετηρίαση και αναζήτηση ηλεκτρονικών αρχείων και εγγράφων και ιδίως οι τεχνικές προδιαγραφές και τα πρότυπα, τα μέσα τήρησης,  τα τεχνικά πρότυπα ηλεκτρονικής διαχείρισης-αρχειοθέτησης και αναζήτησης εγγράφων και δεδομένων.

4. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς και τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων/εγχάρτων εγγράφων τηρούνται με τρόπο, σε μορφή και υλικούς φορείς  που εξασφαλίζουν  τη διατηρησιμότητα, την προσβασιμότητα  και την αναγνωσιμότητά τους. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης/Εναλλακτικά: Με Π.Δ. που εκδίδεται μετά από πρόταση του  Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ρυθμίζονται τα ειδικότερα ζητήματα της τήρησης και διατήρησης των ηλεκτρονικών εγγράφων και κατάθεσης ηλεκτρονικών εγγράφων ή ψηφιακών αντιγράφων εντύπων/εγχάρτων εγγράφων στα Γενικά Αρχεία του Κράτους και κάθε άλλη τεχνική λεπτομέρεια για την εφαρμογή της παρούσας διάταξης.

  • 31 Ιανουαρίου 2011, 01:58 | Σίμος Ι. Σαμαράς
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  0

    Αντί της υπουργικής απόφασης, είναι σκόπιμο να εκδοθεί Προεδρικό Διάταγμα κατ’ εξουσιοδότηση των παραγράφων 3 & 4 του σχολιαζόμενου άρθρου, ώστε να διασφαλιστεί ο προληπτικό έλεγχος νομιμότητας από το Συμβούλιο της Επικρατείας. Εξάλλου, ό,τι μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο υπουργικής απόφασης μπορεί να περιληφθεί σε Προεδρικό Διάταγμα, όπως προκύπτει από το άρθρο 43 § 2 του Συντάγματος, όχι το αντίστροφο.

    ΣΙΜΟΣ Ι. ΣΑΜΑΡΑΣ – Δικηγόρος
    Υπ. Διδάκτορας Νομικής Πανεπιστημίου Αθηνών
    http://www.nomologio.wordpress.com

  • 30 Ιανουαρίου 2011, 14:04 | Περικλης Αργυρός
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  0

    Συμφωνώ με το παρόν αρθρο ,οπου το δημόσιο οφείλει να ΜΕΡΙΜΝΑ για την τήρηση των αρχείων και όχι αναγκαστικά να τα τηρεί το ίδιο.

    Ο,τι αναφέρεται όμως στο παρόν άρθρο,ιδίως στην παρ.4 για τα ηλεκτρονικά αρχεία,πρέπει να ισχύει και για τα εγχαρτα αρχεία. πχ οπως αναφέρεται οτι ο Δημόσιος φορέας ΜΕΡΙΜΝΑ κλπ κλπ ,παρομοίως και το ΠΔ 768 του 1980 που αφορά τα εγχαρτα αρχεία,πρέπει να τροποποιηθεί καινα αναφέρει «ο δημ.φορέας ΜΕΡΙΜΝΑ για την τήρηση» αντι του «εις τας υπηρεσίας του δημοσίου τηρούνται…»

    Χωρίς μέριμνα για τακτοποίηση του υπάρχοντος εγχαρτου αρχείου,η μετάβαση στην ηλεκτρονική διακυβερνηση θα καθυστερήση και θα δυσκολευτεί ενω θα μπορούσε να υπάρχει «σύζευξη» του υπάρχοντος εγχαρτου αρχείου που θα παραμείνει και ως back up , με το ηλεκτρονικώς νεοπαραγόμενο. (ψηφιοποίηση κλπ)

    Το δημόσιο δεν είναι ανάγκη να τηρεί(φυλάει, διαχειρίζεται κλπ) αρχεία,αλλά να ΜΕΡΙΜΝΑ για την σωστη και ασφαλή φύλαξη και διαχείριση των δημοσίων αρχείων (εγχαρτων και ηλεκτρονικών)
    .
    Η μέχρι σήμερα, βάσει του ΠΔ768 του 1980, τήρηση απο το δημόσιο των αρχείων του, έχει δημιουργήση την απαράδεκτη κατάσταση οπου τα αρχεία του δημοσίου 1) κινδυνεύουν η εχουν ηδη χαθεί 2)κοστίζουν υπερβολικά σε χώρους και ανθρωποώρες 3)δεν εξυπηρετούν αποτελεσματικά ούτε τις λειτουργίες του κράτους ούτε τον πολίτη.

  • Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 1  0

    Η. Στο Άρθρο 14 «Τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων» οι παράγραφοι 3 και 4 να διαμορφωθούν ως ακολούθως (βλέπε με έντονη γραμματοσειρά):
    «3. Η μορφή και τα μέσα τήρησης, επεξεργασίας και αποθήκευσης των ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας και να εγγυώνται ιδίως την ηλεκτρονική προσβασιμότητα, ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα, και την ποιότητα των εγγράφων και των δεδομένων/πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών……….
    4. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς και τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων/εγχάρτων εγγράφων τηρούνται με τρόπο, σε μορφή και υλικούς φορείς που εξασφαλίζουν τη διατηρησιμότητα, την ηλεκτρονική προσβασιμότητα και την αναγνωσιμότητά τους. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης/Εναλλακτικά: Με Π.Δ. που……….».

  • 26 Ιανουαρίου 2011, 13:52 | Πάνος
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  0

    Για την παράγραφο 1:
    Να συνδεθεί η θέση προϊσταμένου/ευθύνες/επιδόματα με την απαίτηση να έχει ψηφιακή υπογραφή , να ξέρει να την χρησιμοποιεί και να αναφέρει συγκεκριμένα παραδείγματα χρήσης (και τα στελέχη θα κινητοποιηθούν και οι διαδικασίες θα αλλάξουν αναγκαστικά).

  • 25 Ιανουαρίου 2011, 13:57 | ΣΤΑΥΡΟΣ ΣΑΡΗΠΑΝΙΔΗΣ
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 12  0

    Προτείνω να τηρούνται ηλεκτρονικά όλες οι ακτινογραφίες, αξονικές τομογραφίες, μαγνητικές τομογραφίες, βυθοσκοπήσεις, κολονοσκοπήσεις, κολποσκοπήσεις, κτλ που πραγματοποιούνται σε όλα τα Δημόσια και Ιδιωτικά Νοσοκομεία.

    Τα δεδομένα σήμερα μπορούν να ταξιδεύουν ταχύτατα από το ένα Νοσοκομείο στο άλλο, μέσω internet.

    Με χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, μπορούν να γίνονται γρήγορες κι ακριβείς επαληθεύσεις Διαγνώσεων, βοηθώντας τον Κλινικό Ιατρό στο έργο του.

    Computer-aided diagnosis in high resolution CT of the lungs.
    The computer system is shown to approach the performance of the two expert observers in diagnosing local regions of interest. ( Με υπολογιστές του 2003 παρακαλώ! )

    http://www.isi.uu.nl/Research/Publications/tmp/813.pdf

    Υπάρχει ολόκληρο Επιστημονικό Ιατρικό Περιοδικό που ασχολείται με Ακτινολογικές Διαγνώσεις βασισμένες σε Ηλεκτρονικό Υπολογιστή!

    http://www.jstage.jst.go.jp/browse/cadm

    Computer Aided Diagnosis of CT Focal Liver Lesions by an Ensemble of Neural Network and Statistical Classifiers. (Εφαρμόζεται ήδη και στην Ελλάδα!)

    http://www.biosim.ntua.gr/publications/1601.pdf

    Computer-aided Diagnosis of Breast Tumors with Different US Systems ( Εφαρμόζεται και στους υπερήχους, από το 2002! )

    http://cad.csie.ntu.edu.tw/rfchang/prof/ar0207.pdf

    Ηλεκτρονικοί υπολογιστές κάνουν ήδη Διαγνώσεις Βυθοσκοπήσεων!

    http://www.diagnijmegen.nl/index.php/Computer-Aided_Diagnosis_of_Retinal_Images_(CADR)

    Three-dimensional Computer-aided Diagnosis in CT Colonography.

    http://www.nmr.mgh.harvard.edu/~hiroyuki/public/kanazawa/Yoshida-RSNA-CategoricalCourse-2005.pdf

    Computer Aided Diagnosis in Breast MR images.

    http://www.med.unc.edu/bric/ideagroup/tools/projects-1/breast/computer-aided-diagnosis-in-breat-mr-images/

    MRI Computer Aided Diagnosis – Software.

    Με τέτοιες τιμές, γιατί να μην επιταχύνουμε τους χρόνους Διάγνωσης κι Αναμονής και στην Ελλάδα;

    http://softwareobjects.net/software/mias-mri-computer-aided-diagnosis-software/

    Μετά τιμής,

    Σαρηπανίδης Σταύρος

    Ειδικός Μαιευτήρας-Γυναικολόγος

  • 20 Ιανουαρίου 2011, 15:07 | Νίκος Κυρλόγλου
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  1

    Στην παράγραφο 3, ας είναι «Απόφαση του Υπουργού» και όχι ΠΔ αν αυτό επιταχύνει την διαδικασία.

  • 19 Ιανουαρίου 2011, 01:18 | Θ. Παρμάκης
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  0

    Είναι αναγκαίο να καθοριστούν τα διεθνείς πρότυπα που πρέπει να τηρούνται για την ασφάλεια των ηλεκτρονικών αρχείων από παράνομη αντιγραφή ή αλλοίωση. Παραδείγματος χάριν ISO/IEC 17799:2005 για την ασφάλεια των συστημάτων Τεχνολογίας της Πληροφορία και των πληροφοριών.

  • 17 Ιανουαρίου 2011, 16:17 | Εφη
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 1  0

    επίσης θα ήθελα να προσθέσω εδώ ότι η τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων όσον αφορά τα δικόγραφα είναι πολύ σημαντική ώστε να μην τρέχουμε να αναζητούμε αντίγραφα κάθε φορά στο φάκελο αλλά να τα παραγγέλλουμε με μια αίτηση και να μας τα στέλνουν ηλεκτρονικά
    ευχαριστώ πολύ

  • 16 Ιανουαρίου 2011, 23:27 | Ιωάννης Ξανθόπουλος
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 3  0

    «Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά ώστε τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς και τα ψηφιακά αντίγραφα εντύπων/εγχάρτων εγγράφων τηρούνται με τρόπο, σε μορφή και υλικούς φορείς που εξασφαλίζουν τη διατηρησιμότητα, την προσβασιμότητα και την αναγνωσιμότητά τους.»

    Δεν είναι πρακτικό να αφήσετε τον εκάστοτε δημόσιο τομέα να μεριμνά μόνος του για τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων. Εδώ ωφείλετε να καθορίσετε συγκεκριμένα στάνταρ (interfaces, APIs κλπ) και τύπους αρχείων ή βάσεων δεδομένων. Ειδάλλως θα κάνει η κάθε υπηρεσία ότι θέλει. Επίσης η παραπάνω παράγραφος είναι πάρα πολύ γενική και αφήνει τεράστια κενά για υποκοιμενικές εκτιμήσεις το πότε είναι ένα έγγραφο διατηρήσιμο, προσβάσιμο και αναγνώσιμο. πχ. ένα σκαναρισμένο έγγραφο είναι προσβάσιμο, όμως αν έχει η υπηρεσία 100.000.000 τέτοια έγγραφα και εαν αυτά δεν είναι με κατάλληλο τρόπο κατηγοριοποιημένα, τότε πώς θα βρίσκει η υπηρεσία το αναζητούμενο έγγραφο; Εδώ πρέπει να απφασιστεί ο τρόπος του document management και στην συνέχεια να στηθεί μια κεντρική αρχιτεκτονική που να επιτρέπει την διασύνδεση όλων των υπηρεσιών του κράτους.

    Για να μην κάνουμε λοιπόν η κάθε υπηρεσία του κεφαλιού της πρέπει τώρα να γίνει καθορισμός της αρχιτεκτονικής της λύσης και μάλιστα κεντρικά και για όλες τις υπηρεσίες. Επίσης πρέπει να καθοριστούν οι τρόποι αποθήκευσης καθώς και αρχειοθέτησης του κάθε είδους εγγράφου.

  • 14 Ιανουαρίου 2011, 05:58 | Π. Σιδηρόπουλος
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 6  0

    Η τήρηση ηλεκτρονικών ή ψηφιακών αρχείων σε μια δημόσια υπηρεσία προϋποθέτει την ύπαρξη των κατάλληλων προϋποθέσεων.
    Υπάρχει, στο νέο νομοσχέδιο, η πρόβλεψη:
    α)για τη δημιουργία εντός των υπηρεσιών ανεξάρτητων γραφείων με αρμοδιότητες για τη δημιουργία και διαχείριση ψηφιακόύ αρχείου;
    Γιατί προς το παρόν το αρχείο οργανώνεται από τις φιλότιμες προσπάθειες των δημοσίων υπαλλήλων που εργάζονται σε ένα γραφείο, το οποίο εξυπηρετεί καθημερινά κοινό και το οποίο παρουσιάζει τρομακτική ελλείψη προσωπικού.
    β)να εξοπλιστούν οι δημόσιες υπηρεσίες με σαρωτές για τη δημιουργία ψηφιακών πανομοιότυπων;
    Γιατί όταν προσλήφθηκα στη δημόσια υπηρεσία και τους ζήτησα σαρωτή με αντιμετώπισαν ως «εξωγήινο». Τελικά μετά από επίμονη προσπάθεια αρκετών μηνών βρέθηκε ένας ξεχασμένος σαρωτής, πεταμένος σε ένα ξεχασμένο γραφείο και επιτέλους χρησιμοποιήθηκε.
    γ)να αξιοποιηθεί προσωπικό που ήδη εργάζεται σε δημόσιες υπηρεσίες και διαθέτει την ανάλογη εκπαίδευση και επαγγελματική κατάρτηση;
    Γιατί όταν επισήμανα την ανάγκη ψηφιοποίησης του αρχείου για τη σωστή λειτουργία του γραφειου όπου εργάζομαι,αφου διαθέτω κατάλληλη εμπειρία και εκπαίδευση, και δίχως να ζητήσω επιπλέον αμοιβή ή απαλλαγή από άλλα καθήκοντα, με «φρέναραν» λόγω άλλων άμεσων αναγκών και έλλειψης προσωπικού.

    Προς τη σωστή λοιπόν κατεύθυνση το άρθρο του νομοσχεδίου αλλά μήπως λόγω των συνθηκών που επικρατούν θα μείνει στο ‘αρχείο’;

  • 11 Ιανουαρίου 2011, 21:33 | Σ. Κωνσταντόπουλος
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 4  0

    Θεωρώ πως θα πρέπει η εξασφάλιση της διατηρησιμότητας, προσβασιμότητας και αναγνωσιμότητας να εξειδικευθεί στην υποχρεωτική τήρηση σε μορφή που αποτελεί διεθνές πρότυπο και που δεν υποχρεώνει τόσο την δημόσια διοίκηση όσο και τους πολίτες στην αγορά συγκεκριμένου λογισμικού.

    Η επιλογή συγκεκριμένου προτύπου ή σειράς προτύπων θα μπορεί ορίζεται και επικαιροποιείται με υπουργική απόφαση ή ΠΔ, αλλά η δικλείδα του διεθνούς προτύπου θα πρέπει να υπάρχει ήδη από τον νόμο.

  • 10 Ιανουαρίου 2011, 23:04 | ΓΑΡΥΦΑΛΙΑ ΚΑΡΑΦΛΟΥ
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 5  0

    ΑΥΤΟ ΝΑ ΤΟ ΚΑΝΕΤΕ ΚΑΙ ΜΕ ΤΟ ΑΣΕΠ,ΠΟΥ ΜΑΣ ΖΗΤΑΝΕ ΞΑΝΑ ΚΑΙ ΞΑΝΑ ΤΑ ΙΔΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΓΙΑ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΕΙΣ. ΑΠΛΑ ΝΑ ΥΠΟΒΑΛΛΟΥΜΕ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΑ Ο,ΤΙ ΑΛΛΗ ΑΛΛΑΓΗ ΥΠΗΡΞΕ ΣΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ,ΠΡΙΝ ΤΗ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ.

  • 10 Ιανουαρίου 2011, 12:16 | Γιώργος Μπιρμπίλης
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά: 0  0

    >Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής
    >Διακυβέρνησης/Εναλλακτικά: Με Π.Δ. που εκδίδεται μετά από πρόταση
    >του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής
    >Διακυβέρνησης

    το «/Εναλλακτικά» υποθέτω θα διευκρινιστεί στο τελικό κείμενο; (κολλητό και χωρίς κενά μοιάζει σαν να ξεχάστηκε εκεί;)