1. Η Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου, έχει επιχειρησιακό στόχο την εποπτεία, διάσωση, συγκέντρωση, ταξινόμηση και ευρετηρίαση του αρχειακού υλικού της Περιφέρειας Ηπείρου, με τελικό στόχο τη διάθεση και την με ποικίλους τρόπους αξιοποίηση όλου αυτού του αρχειακού πλούτου από το κοινό και τους ερευνητές.
2. Η Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου είναι αρμόδια για:
α) την περιγραφή, ταξινόμηση, αρχειοθέτηση και ευρετηρίαση των σύγχρονων ανενεργών αρχείων που εισάγονται από τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα στη Διεύθυνση, καθώς και των εν γένει αρχειακών συλλογών.
β) την εποπτεία των Ειδικών Αρχείων της Περιφερειακής Ενότητας.
γ) την επισήμανση, συγκέντρωση και καταγραφή αρχείων και χειρογράφων που ανήκουν σε ιδιωτικούς φορείς και σε φυσικά πρόσωπα και την ενημέρωση του Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων.
δ) τη διαφύλαξη των ιδιωτικών αρχείων και συλλογών που παραδίδονται ως παρακαταθήκη στη Διεύθυνση καθώς και την περιγραφή, ταξινόμηση και ευρετηρίασή τους.
ε) τη συγκέντρωση, καταγραφή και αρχειοθέτηση των χαρτογραφικών και οπτικοακουστικών αρχείων της περιοχής αρμοδιότητάς της.
στ) τη συγκέντρωση, καταγραφή και αρχειοθέτηση των μικροφωτογραφικών, φωτοτυπικών και φωτογραφικών αναπαραγωγών από τα έγγραφα και χειρόγραφα που βρίσκονται στη Διεύθυνση ή σε άλλους οργανισμούς της περιοχής αρμοδιότητάς της.
ζ) την επισήμανση και απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα της περιοχής αρμοδιότητάς της και την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημόσιων εγγράφων.
η) την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων των αρχείων των δημόσιων υπηρεσιών και τη μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων στη Διεύθυνση.
θ) τη συνεργασία με τους Υπαλλήλους-Συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες παραγωγής εγγράφων, για την απρόσκοπτη εκτέλεση του έργου που προσδιορίζεται στην παράγραφο 4 του άρθρου 35.
ι) την καθοδήγηση και εποπτεία της πρακτικής άσκησης φοιτητών που τους ανατίθενται καθήκοντα σχετικά με τις αρμοδιότητες της Διεύθυνσης.
ια) την παροχή του αρχειακού υλικού στους μελετητές.
ιβ) την καθοδήγηση των αναγνωστών στις βιβλιογραφικές και αρχειακές τους αναζητήσεις και τη φροντίδα για την εύρυθμη λειτουργία του αναγνωστηρίου και της βιβλιοθήκης.
ιγ) την παροχή των αναγκαίων οδηγιών για την καλύτερη χρήση των χειρογράφων και των παλαιών φθαρμένων ιστορικών εγγράφων.
ιδ) τον εμπλουτισμό της βιβλιοθήκης με δημοσιεύματα που σχετίζονται με τη χρήση των αρχειακών πηγών καθώς και το ιστορικό και διοικητικό πλαίσιο παραγωγής των αρχείων.
ιε) την οργάνωση προβολής του πολιτιστικού χαρακτήρα με εκθέσεις, εκδόσεις, αναπαραγωγές κ.λπ.
ιστ) τη συνεργασία με τους εκπαιδευτικούς φορείς και των τριών βαθμίδων της περιοχής ευθύνης της Διεύθυνσης για την αναβάθμιση του ρόλου του αρχειακού υλικού ως πρωτογενούς πηγής πληροφοριών για την έρευνα και τη χρήση του ως εργαλείου διδασκαλίας και τεκμηρίωσης.
ιζ) την ανάπτυξη πολιτιστικών και εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων της Διεύθυνσης.
ιη) τη συντήρηση του αρχειακού υλικού και των βιβλίων.
ιθ) την εφαρμογή προγραμμάτων πληροφορικής και λογισμικού.
ικ) τη συνεργασία με τις Διευθύνσεις και Τμήματα της Κ.Υ. για κάθε είδους θέμα που αφορά την καθημερινή δραστηριότητα της Διεύθυνσης.
ιλ) το χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος.
3. Στη Διεύθυνση Γ.Α.Κ .- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου λειτουργεί «Ιστορικό Αρχείο –Μουσείο Ηπείρου», σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 2 του άρθρου 21 του ν. 3404/2005 (Α΄ 260).
Θεωρούμε ανορθόδοξη την ύπαρξη Διευθύνσεων χωρίς τη δημιουργία και ένταξη τμημάτων στη δομή τους.
Στο παρόν άρθρο (18), ευελπιστώ λόγω παραδρομής, υπάρχει μια μεγάλη διαφοροποίηση σε σχέση με τις άλλες περιφερειακές υπηρεσίες που είτε είναι διευθύνσεις είτε στον τίτλο τους έχει τεθεί ευρύτερος γεωγραφικός προσδιορισμός και όχι το όνομα της Περιφερειακής ενότητας στην οποία δραστηριοποιούνται. Θα καταδείξω αυτήν την διαφοροποίηση λαμβάνοντας ως μέτρο σύγκρισης α) την Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας β) Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Αρχεία Κέρκυρας γ) ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ, με έδρα τα Χανιά, υπηρεσία σε επίπεδο τμήματος.
Για την Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου, αναφέρεται στην παράγραφο 1 ότι επιχειρησιακός στόχος αποτελεί η εποπτεία, διάσωση, συγκέντρωση, ταξινόμηση και ευρετηρίαση του αρχειακού υλικού «ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΗΠΕΙΡΟΥ». Υπογραμμίζω τη φράση «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΗΠΕΙΡΟΥ». Αντιθέτως, στις άλλες 2 διευθύνσεις, και κυρίως στην «Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας» αναφέρεται στην γεωγραφική αρμοδιότητα με σαφήνεια η «Περιφερειακή Ενότητα Θεσσαλονίκης» (άρθρο 16). Το ίδιο ισχύει και για την Διεύθυνση Κέρκυρας με αρμοδιότητα στην «Περιφερειακή Ενότητα Κέρκυρας» (άρθρο 17). Ομοίως, για το τμήμα με τίτλο «ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ» με έδρα τα Χανιά αναφέρεται γεωγραφική αρμοδιότητα η «Περιφερειακή Ενότητα Χανίων» (άρθρο 15, παρ. 2).
Θεωρώ ότι η παράγραφος 1 του άρθρου 18 θα έπρεπε να αναδιατυπωθεί ως εξής: «επιχειρησιακός στόχος αποτελεί η εποπτεία, διάσωση, συγκέντρωση, ταξινόμηση και ευρετηρίαση του αρχειακού υλικού της ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΕΝΟΤΗΤΑΣ ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ».
Εξάλλου, στα όρια της ανωτέρω Περιφερειακής Ενότητας δραστηριοποιείται η Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου. Επιπλέον, φαίνεται ότι στο πνεύμα του συντάκτη του σχεδίου νόμου η γεωγραφική αρμοδιότητα της ανωτέρω υπηρεσίας περιορίζεται (και ορθά, όπως συμβαίνει και στις αντίστοιχες περιπτώσεις) στα όρια «Περιφερειακής Ενότητας» και όχι «της Περιφέρειας» καθώς στην παράγραφο 2 εδάφιο β αναφέρεται η «εποπτεία των Ειδικών Αρχείων της Περιφερειακής Ενότητας». Περιττό να σημειωθεί ότι η υπάρχουσα διατύπωση των παραγράφων 1 και 2 («της Περιφέρειας Ηπείρου» / «της Περιφερειακής Ενότητας» αντίστοιχα) είναι αλληλοσυγκρουόμενες και προκαλούν σύγχυση ως προς την έκταση των ορίων αρμοδιότητας της εν λόγω υπηρεσίας.
Κλείνω σημειώνοντας ότι αν διατηρηθεί η παρούσα διατύπωση της παραγράφου 1 σε συνδυασμό με την άστοχη διατύπωση της παραγράφου 2 του άρθρου 15 είναι σίγουρο ότι θα δημιουργηθεί ζήτημα ως προς την έκταση των αρμοδιοτήτων των αρχειακών υπηρεσιών στις 4 περιφερειακές ενότητες της Ηπείρου. Πιο συγκεκριμένα, η διατήρηση της διατύπωσης που αποδίδει στην Διεύθυνση Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου αρμοδιότητα επί της Περιφέρειας Ηπείρου σε συνδυασμό με την αναφορά της παραγράφου 2 του άρθρου 15 που αποδίδει αρμοδιότητα στα ΓΑΚ Πρέβεζας, Θεσπρωτίας και Άρτας «επί των αρχείων των ΔΗΜΩΝ» των αντίστοιχων Περιφερειακών Ενοτήτων θα θέσει το ερώτημα: τα αρχεία των υπηρεσιών της Περιφέρειας Ηπείρου που βρίσκονται στις Περιφερειακές Ενότητες Πρέβεζας, Θεσπρωτίας και Άρτας θα αποτελούν αρμοδιότητα των αντίστοιχων τμημάτων ΓΑΚ, όπως συνέβαινε μέχρι σήμερα, και όπως είναι το λογικό, ή θα αποτελούν αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Γ.Α.Κ.- Ιστορικό Αρχείο Ηπείρου; Για τους υπαλλήλους των ΓΑΚ η απάντηση είναι προφανής, ωστόσο, για τους υπαλλήλους με τους οποίους θα κληθούμε να συνεργαστούμε μπορεί να μην είναι προφανές και μπορεί να θεωρήσουν ότι δεν έχουμε αυτήν την αρμοδιότητα, επικαλούμενοι τις παρούσες διατάξεις.
Σπύρος Σκλαβενίτης, αρχειονόμος, προϊστάμενος ΓΑΚ – Αρχείων Ν. Πρέβεζας