Άρθρο 12 – Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων

1. Η Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων έχει επιχειρησιακό στόχο την επισήμανση, εκκαθάριση και επιλογή αρχείων, την εισαγωγή τους στα Γ.Α.Κ., την εγγραφή τους στα βιβλία εισαγωγής και την ευρετηρίαση τους, τη σύνταξη του Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων (Ε.Ε.Α.) και του μητρώου των Eιδικών Aρχείων και λοιπών αρχειακών συλλογών και τη διάθεση τους σε μελετητές.
2. Η Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων συγκροτείται από τις ακόλουθες οργανικές μονάδες :
α) το Τμήμα Επεξεργασίας Αρχείων, Ευρετηρίασης Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων (Ε.Ε.Α.) και Ειδικών Αρχείων,
β) το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων και Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων,
γ) την Ειδική Υπηρεσία αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης, που λειτουργεί σε επίπεδο τμήματος.
3. Το Τμήμα Επεξεργασίας Αρχείων, Ευρετηρίασης, Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων (Ε.Ε.Α.) και Ειδικών Αρχείων, είναι αρμόδιο για:
α) την εφαρμογή σωστικών επεμβάσεων στα εισερχόμενα αρχεία,
β) την ταξινόμηση αρχείων και τη σύνταξη εργαλείων έρευνας,
γ) την περιγραφή αρχείων,
δ) την έρευνα σε αταξινόμητο και στο υπό ταξινόμηση αρχειακό υλικό με σκοπό την εξυπηρέτηση αιτημάτων του ερευνητικού κοινού,
ε) τη φύλαξη αρχείων,
στ) την τήρηση του Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων (Ε.Ε.Α),
ζ) την εποπτεία της διακίνησης του αρχειακού υλικού σε όλη την επικράτεια και στο εξωτερικό,
η) την εποπτεία για την εφαρμογή της αρχειακής πολιτικής στα Ειδικά Αρχεία,
θ) την τήρηση του Μητρώου Ειδικών Αρχείων,
ι) τη διερεύνηση και επισήμανση αρχειακού υλικού εθνικού ενδιαφέροντος σε χώρες του εξωτερικού,
ια) τη διαχείριση του αταξινόμητου ψηφιακού αρχειακού υλικού και των οπτικοακουστικών αρχείων που φυλάσσονται στα Γ.Α.Κ.,
ιβ) τη συνεργασία και παροχή οδηγιών στις περιφερειακές υπηρεσίες των Γ.Α.Κ σε θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του Τμήματος
ιγ) το χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος.
4. Το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων, Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων είναι αρμόδιο για :
α) την επισήμανση, συγκέντρωση και καταγραφή, αρχείων,
β) την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων ανενεργών αρχείων,
γ) την εποπτεία της εφαρμογής της αρχειακής πολιτικής,
δ) τη συνεργασία με τους υπαλλήλους – συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες κατά τα προβλεπόμενα στο άρθρο 35 παρ. 4,
ε) την επιλογή των αρχείων που εκκαθαρίζονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τη μέριμνα για την εισαγωγή των αρχείων που επιλέγονται προς διατήρηση στα Γ.Α.Κ.,
στ) την κατάρτιση προγραμμάτων αρχειακής εκπαίδευσης και επιμόρφωσης των υπαλλήλων του ευρύτερου δημόσιου τομέα και τη μέριμνα για την εκτέλεσή τους,
ζ) την παροχή οδηγιών σε δημόσια, ιδιωτικά και ειδικά αρχεία και συλλογές για τα θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του Τμήματος,
η) την παροχή οδηγιών στις περιφερειακές υπηρεσίες των Γ.Α.Κ για τα θέματα που άπτονται των αρμοδιοτήτων του Τμήματος,
θ) το χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος.
5. Η Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης είναι αρμόδια για :
α) την παραλαβή, αρχειοθέτηση και φύλαξη των αρχείων του Πρωθυπουργού, των Υπουργών, των Υφυπουργών, της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης,
β) την εξασφάλιση της πρόσβασης στα ανωτέρω αρχεία σε όσους έχουν δικαίωμα κατά τις διατάξεις του ν. 2846/2000 (Α΄ 229),
γ) την προστασία των αρχείων από φυσικές φθορές και τη μέριμνα για την αναπαραγωγή τους, όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο για τη διάσωση τους ή τη γνωστοποίησή τους,
δ) την παρακολούθηση των διεθνών εξελίξεων στον τομέα της αρχειονομίας και της ηλεκτρονικής αποτύπωσης των αρχείων,
ε) το χειρισμό κάθε άλλου συναφούς θέματος σύμφωνα με τους ν. 2846/2000 (Α΄ 229) και 3391/2005 (Α΄ 240).

  • 7 Μαρτίου 2019, 08:53 | Σωματείο Εργαζομένων στα Γενικά Αρχεία του Κράτους
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Προτείνεται η σύσταση ανεξάρτητης Διεύθυνσης Διατήρησης, με δύο Τμήματα (Τμήμα Συντήρησης αρχειακού υλικού και Τμήμα Διατήρησης αρχειακού υλικού), γεγονός που επιβάλλεται από τους διαφορετικούς στόχους που τίθενται στα πλαίσια της συντήρησης και διατήρησης του αρχειακού υλικού, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα.
    Στόχος της διατήρησης και συντήρησης του αρχειακού υλικού είναι η αναχαίτιση της φυσικοχημικής και μηχανικής του υποβάθμισης, με σκοπό την παράταση του προσδόκιμου ζωής του στο διηνεκές.
    Η διατήρηση (προληπτική συντήρηση) αφορά στην εξέταση, μελέτη, τη λήψη μέτρων και την εφαρμογή πρακτικών (χώροι στέγασης, συνθήκες, σχέδιο έκτακτης ανάγκης, αποθηκευτικές μονάδες και συσκευασία, επιθεώρηση και εξέταση, οδηγίες-πρωτόκολλα-κανονισμοί-προδιαγραφές χειρισμού, μεταφοράς, ψηφιοποίησης κλπ.) για την προστασία επί του συνόλου του αρχειακού υλικού και από όλους τους παράγοντες φθοράς.
    Η συντήρηση αφορά στην διερεύνηση, μελέτη και την εφαρμογή επεμβατικών ενεργειών σε μονάδες αρχειακών τεκμηρίων με στόχο την θεραπεία και την αποκατάσταση των φθορών και την επιμήκυνση του χρόνου ζωής .
    Ο ρόλος της διατήρησης και συντήρησης είναι αναπόσπαστος και κομβικός για την επίτευξη της αποστολής των ΓΑΚ (Σχέδιο Νόμου, άρθρο 9). Οι δε αρμοδιότητες είναι σαφώς διακριτές, αφού παρέχονται ανεξαρτήτως και καθολικά, σε όλο το φάσμα των υπόλοιπων αρχειακών υπηρεσιών.
    Σε διεθνές αλλά και εθνικό επίπεδο, για παράδειγμα στον οργανισμό του Υπουργείου Πολιτισμού, οι αρμοδιότητες διατήρησης και συντήρησης ασκούνται παράλληλα με τις εργασίες πρόσκτησης, επεξεργασίας, τεκμηρίωσης, έρευνας, προβολής κλπ. εξυπηρετώντας ταυτόχρονα τις οριζόντιες ανάγκες που προκύπτουν από την εκτέλεση των εργασιών αυτών.
    Στο πνεύμα αυτό και σύμφωνα με τον ισχύοντα Ν. 1946/14.05.1991, το σημερινό Τμήμα Συντήρησης και Αναπαραγωγής ασκεί αρμοδιότητες σε όλο το πεδίο του αρχειακού υλικού που διαχειρίζεται η σημερινή Διεύθυνση των ΓΑΚ και σε οριζόντια συνεργασία με τα υπόλοιπα σημερινά Τμήματα, συμπεριλαμβανομένου του Τμήματος που είναι υπεύθυνο για τις Περιφερειακές Υπηρεσίες των ΓΑΚ. Επιπλέον, καλείται για την παροχή υπηρεσιών συμβουλευτικού χαρακτήρα και μελετών για την προστασία και διατήρηση του αρχειακού υλικού που αποτίθεται σε άλλους δημόσιους και ιδιωτικούς αρχειακούς φορείς, ύστερα από αίτηση των φορέων και έγκριση της οικείας Υπηρεσίας.
    Η πρότασή μας για σύσταση Διεύθυνσης Διατήρησης και Συντήρησης στην Κεντρική Υπηρεσία των ΓΑΚ συντελεί στην αποτελεσματική και ορθολογική οργάνωση της Υπηρεσίας και αποκαθιστά τη δυσλειτουργία του αρχειακού φορέα, που θα προέκυπτε σε κάθε άλλη περίπτωση από το Νέο Νόμο των ΓΑΚ.
    Σύμφωνα με το Σχέδιο Νόμου, με την ένταξη Τμήματος Συντήρησης και Διατήρησης αρχειακού υλικού στη Διεύθυνση αρχειακής έρευνας, προβολής, επικοινωνίας, συντήρησης και διατήρησης οι αρμοδιότητες του Τμήματος περιορίζονται στο πλαίσιο του επιχειρησιακού στόχου της Διεύθυνσης αυτής (άρθρο 13, άρθρο 20).
    Ωστόσο, το εν λόγω Τμήμα συνεργάζεται και παρέχει υπηρεσίες προς τα ακόλουθα Τμήματα:
    − Τμήμα επεξεργασίας αρχείων, ευρετηρίασης και Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων (Ε.Ε.Α.),
    − Τμήμα εποπτείας ενεργών και ημιενεργών αρχείων και επιλογής, εισαγωγής και εκκαθάρισης ανενεργών αρχείων,
    − Τμήμα – Ειδική Υπηρεσία αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης και Ειδικών Αρχείων.
    − Τμήμα αναγνωστηρίου και αρχειακής έρευνας,
    − Τμήμα προβολής, επικοινωνίας και εκπαιδευτικών δράσεων,
    − Τμήμα διαχείρισης ψηφιακών αρχείων
    − και τα Τμήματα των Περιφερειακών Υπηρεσιών,
    που εντάσσονται σε τρεις διαφορετικές Διευθύνσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας.
    Κατά συνέπεια ο περιορισμός στον επιχειρησιακό στόχο μιας Διεύθυνσης, δεν ανταποκρίνεται σε ορθολογική διοικητική δομή-οργάνωση.

  • 7 Μαρτίου 2019, 08:38 | Σωματείο Εργαζομένων στα Γενικά Αρχεία του Κράτους
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    Η Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων θεωρούμε ότι είναι απαραίτητο να διαιρεθεί σε 2 διευθύνσεις καθώς έτσι εξυπηρετούνται καλύτερα η αποστολή και οι σκοποί των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
    Ειδικότερα η προτεινόμενη στο σχέδιο Νόμου Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων καλείται να υλοποιήσει τους 5 από τους 6 σκοπούς των Γενικών Αρχείων του Κράτους, όπως έχουν τεθεί από το σχέδιο Νόμου, 7 από τα 11 οριζόμενα μέσα επίτευξης των στόχων ανήκουν στην αρμοδιότητά της, ενώ και τα υπόλοιπα 4 μέσα επίτευξης των στόχων εξαρτώνται από την καλή λειτουργία της Δ/νσης. Στην ουσία, δηλαδή, δημιουργείται μια υπερδιεύθυνση που συγκεντρώνει σχεδόν το σύνολο των αρχειονομικών εργασιών των ΓΑΚ (επισήμανση, εκκαθάριση και επιλογή αρχείων, εισαγωγή τους στα Γ.Α.Κ., ταξινόμησή τους, δημιουργία εργαλείων έρευνας, τη δημιουργία του Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων, την παραλαβή, αρχειοθέτηση και φύλαξη των αρχείων του Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης). Ο υπερσυγκεντρωτισμός αυτός κρίσιμων αρμοδιοτήτων μια αρχειακής υπηρεσίας σε μια Δ/νση της Κεντρικής Υπηρεσίας, αρμοδιοτήτων μάλιστα εντελώς διαφορετικών και διακριτών στην επιστήμη της αρχειονομίας, όπως αυτών της επισήμανσης, εκκαθάρισης και επιλογής αρχείων και της ταξινόμησης και δημιουργίας εργαλείων έρευνας, ενέχει τον κίνδυνο της πλημμελούς άσκησης τους.
    Η δημιουργία μιας ξεχωριστής Δ/νσης Πρόσκτησης Αρχείων και η αναβάθμιση σε διοικητικό επίπεδο του παρόντος Τμήματος Συγχρόνων Αρχείων των ΓΑΚ, θα συμβάλει
    α) στην απρόσκοπτη εισαγωγή των δημόσιων αρχείων,
    β) στην επισήμανση δημοσίων αρχείων,
    γ) στην αποτροπή καταστροφής δημόσιων αρχείων,
    δ) στη συνεργασία με τους υπαλλήλους συνδέσμους ώστε να μπει μια τάξη στο «χάος» της διατήρησης των δημόσιων αρχείων, στην εποπτεία των αρχείων όλων των δημόσιων υπηρεσιών,
    ε) στην ενεργητική και συνεχή ενημέρωση και εποπτεία των αρχείων που παράγονται μαζικά πλέον σε ψηφιακή μορφή πολύ περισσότερο που το Δημόσιο ζει σε ρυθμούς ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
    Είναι το τμήμα αυτό των αρμοδιοτήτων των ΓΑΚ που, από την εμπειρία μας, χρειάζεται την όσο το δυνατόν μεγαλύτερη διοικητική και νομοθετική ενίσχυση ώστε να αποτραπούν καταστροφές κρίσιμων δημόσιων αρχείων, απαραίτητων για τη στοιχειοθέτηση έννομων δικαιωμάτων του Δημοσίου και των πολιτών, όπως για παράδειγμα των γαιοκτητικών δικαιωμάτων και να εξασφαλιστεί η απρόσκοπτη εισαγωγή των δημόσιων αρχείων στα ΓΑΚ, που μέχρι τώρα γίνονταν πλημμελώς με χαρακτηριστικότερο παράδειγμα αυτό των αρχείων του Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης. Η συγκεκριμένη Διεύθυνση θα φέρει το βάρος να θέσει κανόνες στις σχέσεις των ΓΑΚ με τη δημόσια διοίκηση. Όσο οι σχέσεις αυτές παραμένουν προβληματικές οι σκοποί της υπηρεσίας των ΓΑΚ είναι αδύνατο να επιτευχθούν.
    Η Διεύθυνση Επεξεργασίας Αρχείων καλείται να εκπληρώσει τις αρχειονομικές λειτουργίες / αρμοδιότητες της ταξινόμησης, και της περιγραφής αρχείων, που βρίσκονται (μαζί με την εκκαθάριση και επιλογή) στον σκληρό πυρήνα των αρχειονομικών εργασιών. Η σωστή ταξινόμηση και περιγραφή αρχείων (που περιλαμβάνει την σύνταξη καταγραφών και αναλυτικών εργαλείων έρευνας) συμβάλει:
    α) Στον διανοητικό και φυσικό έλεγχο του συνόλου του αρχειακού υλικού που απόκειται στα ΓΑΚ και στην εξασφάλιση της αυθεντικότητας και ακεραιότητας των αρχείων που εισάγονται στα ΓΑΚ
    β) Στην διευκόλυνση της πρόσβασης των πολιτών και των Δημοσίων Υπηρεσιών στο αρχειακό υλικό ασκώντας τις αρμοδιότητες της ταξινόμησης, της δημιουργίας εργαλείων έρευνας και ευρετηρίων είτε πρόκειται για ερευνητικούς σκοπούς είτε για στοιχειοθέτηση έννομων δικαιωμάτων.
    γ) Η Διεύθυνση θα θέτει πρότυπα ταξινόμησης και δημιουργίας εργαλείων έρευνας απαραίτητων για τη διασύνδεση των αρχειακών υπηρεσιών τόσο των ΓΑΚ όσο και των άλλων αρχειακών υπηρεσιών της χώρας.
    δ) Η δημιουργία του Εθνικού Ευρετηρίου Αρχείων που θα συγκεντρώνει πληροφορίες για όλα τα δημόσια, ιδιωτικά και εκκλησιαστικά αρχεία είναι κρίσιμο εργαλείο για την αποτροπή καταστροφών αρχείων και την εξασφάλιση της πρόσβασης του πολίτη σε αρχειακά σύνολα και την προβλεπόμενη από το νόμο εποπτεία.
    Σημειώνεται ότι ο όγκος του δημόσιου αρχειακού υλικού είναι τεράστιος και τα ζητήματα φύλαξής του, ταξινόμησής του, δημιουργίας εργαλείων έρευνας και κατά συνέπεια πρόσβασης των πολιτών στις πληροφορίες των αρχείων εξαιρετικά σύνθετος και σημαντικός δεδομένου ότι ζούμε στην εποχή της Κοινωνίας της Πληροφορίας.
    Επιπλέον, οι 2 αυτές διευθύνσεις σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Συντονισμού Περιφερειακών Υπηρεσιών θα θέτουν κανονισμούς καλών πρακτικών και προτύπων στο σύνολο των αρχειονομικών εργασιών των περιφερειακών υπηρεσιών.
    Εν κατακλείδι οι Διευθύνσεις Πρόσκτησης Αρχείων και Επεξεργασίας Αρχείων θα αποτελέσουν την «ατμομηχανή» των ΓΑΚ και τα απαραίτητα εργαλεία εκσυγχρονισμού των υπηρεσιών των ΓΑΚ προς τον πολίτη και της αύξησης του κύρους της Υπηρεσίας σε σχέση με τη δημόσια διοίκηση, κάτι που επιτυγχάνεται καλύτερα με τη διοικητική αναβάθμισή τους από επίπεδο Τμήματος σε επίπεδο Δ/νσης.

  • 7 Μαρτίου 2019, 08:47 | Σωματείο Εργαζομένων στα Γενικά Αρχεία του Κράτους
    Το βλέπω Θετικά/Αρνητικά:  

    1) Άρθρο 12, παρ. 5, 4ο εδάφιο: η διατύπωση «την παρακολούθηση των διεθνών εξελίξεων στον τομέα της αρχειονομίας και της ηλεκτρονικής αποτύπωσης των αρχείων» να αντικατασταθεί με «την παρακολούθηση των διεθνών εξελίξεων στον τομέα της αρχειονομίας», και να ενταχθεί στους επιχειρησιακούς σκοπούς της Διευθύνσης πρόσκτησης και επεξεργασίας αρχείων και της Διεύθυνσης αρχειακής έρευνας, προβολής, επικοινωνίας, συντήρησης και διατήρησης αρχείων, καθώς αφορά όλα τα τμήματα που έχουν ως αρμοδιότητα αρχειονομικές εργασίες.