Υπουργείο Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού

1. Το Τμήμα Διοικητικού και Γραμματειακής Υποστήριξης Διοικητικού Συμβουλίου είναι αρμόδιο για:
α) την προώθηση και τη μέριμνα της διεκπεραίωσης των αποφάσεων και οδηγιών του Διοικητικού Συμβουλίου, κατά το μέρος που το αφορούν,
β) την αντιμετώπιση όλων των διοικητικών θεμάτων που αφορούν την υπηρεσία και την υπηρεσιακή κατάσταση του προσωπικού του Ν.Π.Ι.Δ. «Διοικούσα Επιτροπής Ισλαμικού Τεμένους Ισλαμικού Τεμένους Αθηνών»,
γ) την ευπρεπή παρουσίαση, ευταξία και καθαριότητα του Ισλαμικού Τεμένους Αθηνών,
δ) την ασφάλεια των εγκαταστάσεων του Ισλαμικού Τεμένους Αθηνών.
2. Το Τμήμα Διοικητικού και Γραμματειακής Υποστήριξης Διοικητικού Συμβουλίου διαρθρώνεται σε επιμέρους Γραφεία ως εξής:
α) Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης Διοικητικού Συμβουλίου,
β) Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού
γ) Γραφείο Πρωτοκόλλου – Γραμματείας.
3. Το Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης Διοικητικού Συμβουλίου είναι αρμόδιο για:
α) την αποτελεσματική γραμματειακή υποστήριξη των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και του Προέδρου του,
β) την τήρηση του βιβλίου Πρακτικών συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου,
γ) την αποστολή της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου,
δ) την αποστολή στα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου των εισηγήσεων των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεών του,
ε) την επικύρωση των πρακτικών των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου,
στ) την βιβλιοδεσία των επικυρωμένων πρακτικών των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου,
ζ) την ηλεκτρονική τήρηση και καταγραφή των εργασιών και στοιχείων που αφορούν το Διοικητικό Συμβούλιο του Ν.Π.Ι.Δ. «Διοικούσα Επιτροπή Ισλαμικού Τεμένους»,
η) την σύνταξη εισήγησης στο Πρόεδρο του Δ.Σ. για την συγκρότηση κάθε είδους συμβουλίων και επιτροπών,
θ) την επικοινωνία του Προέδρου και των μελών του Δ.Σ με το προσωπικό του Ν.Π.Ι.Δ. και τρίτους,
ι) τον προγραμματισμό των εκτός έδρας μετακινήσεων του Προέδρου και των μελών του Δ.Σ,
ια) τη φιλοξενία των προσκεκλημένων του Ν.Π.Ι.Δ.,
ιβ) την οργάνωση και διεξαγωγή τελετών, εορτών, συνεδρίων, δεξιώσεων κλπ. σε συνεργασία με τα υπόλοιπα Τμήματα του Ν.Π.Ι.Δ.,
ιγ) το σχεδιασμό, την εισήγηση και την υλοποίηση των προγραμμάτων δημοσίων σχέσεων του Ν.Π.Ι.Δ. και της επικοινωνίας του με άλλους φορείς,
ιδ) την παρακολούθηση, επισήμανση και συλλογή ειδήσεων και δημοσιευμάτων, τα οποία αφορούν αρμοδιότητες και δραστηριότητες του Ν.Π.Ι.Δ., τη δημιουργία αρχείου δημοσιευμάτων, καθώς και τη σχετική ενημέρωση του Διοικητικού Συμβουλίου και των υπηρεσιακών μονάδων για θέματα που ανήκουν στις αρμοδιότητές τους,
ιε) την επικοινωνία και τις σχέσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ν.Π.Ι.Δ. με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, τη πληροφόρησή τους για τις αρμοδιότητες και το έργο της, την οργάνωση συνεντεύξεων τύπου, καθώς και την κατάρτιση και διανομή δελτίων τύπου και ενημερωτικών φυλλαδίων,
ιστ) τη διαχείριση της ιστοσελίδας του Ν.Π.Ι.Δ..
4. Το Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι αρμόδιο για:
α) την ενημέρωση της Διεύθυνσης Θρησκευτικής Διοίκησης του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων σε θέματα αρμοδιότητάς του,
β) την παρακολούθηση της οικείας νομοθεσίας και την τήρηση των πάσης φύσεως υποχρεώσεων του Ν.Π.Ι.Δ. με την επωνυμία «Διοικούσα Επιτροπή Ισλαμικού Τεμένους Αθηνών» προς δημόσιες υπηρεσίες,
γ) τον συντονισμό των διαδικασιών για την κάλυψη αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό κατά εκπαιδευτική βαθμίδα και ειδικότητα σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Δ.Σ., τον Διευθυντή και τους αρμόδιους Προϊσταμένους Τμημάτων,
δ) την εισήγηση για την έκδοση Π.Υ.Σ για προσλήψεις προσωπικού με σύμβαση ορισμένου και αορίστου χρόνου, καθώς και για τις διαδικασίες έκδοσης των σχετικών προκηρύξεων,
ε) την κατάρτιση των συμβάσεων εργασίας του πάσης φύσεως προσωπικού του Ν.Π.Ι.Δ.,
στ) την έγκριση υπερωριακής εργασίας, νυχτερινής εργασίας και εργασίας κατά τις Κυριακές και αργίες του προσωπικού,
ζ) τη διεξαγωγή όλων εκείνων των διαδικασιών που είναι απαραίτητες για τις μονιμοποιήσεις, απολύσεις, παραιτήσεις, αποχωρήσεις, τοποθετήσεις, μετακινήσεις, αποσπάσεις, μετατάξεις, πειθαρχικές υποθέσεις και χορηγήσεις πάσης φύσεως αδειών του προσωπικού,
η) την τήρηση της διαδικασίας έλεγχου παρουσίας του προσωπικού του Ν.Π.Ι.Δ.,
θ) τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου,
ι) την έκδοση πιστοποιητικών υπηρεσιακών μεταβολών του προσωπικού και των πάσης φύσεως άλλων πιστοποιητικών και βεβαιώσεων αυτών,
ια) τον χειρισμό των θεμάτων που αφορούν στη συνταξιοδότηση του προσωπικού,
ιβ) τον χειρισμό των θεμάτων που σχετίζονται με την περίθαλψη του προσωπικού,
ιγ) την τήρηση των ατομικών υπηρεσιακών φακέλων και λοιπών στοιχείων του προσωπικού, καθώς και του Ιμάμη και των βοηθών αυτού,
ιδ) τη στελέχωση των υπηρεσιών του Ν.Π.Ι.Δ. με απόσπαση υπαλλήλων από το Δημόσιο Τομέα,
ιε) τη φύλαξη των κτιριακών εγκαταστάσεων του Τεμένους και των λοιπών κτιριακών εγκαταστάσεων της «Διοικούσας Επιτροπής Ισλαμικού Τεμένους Αθηνών»,
ιστ) την εποπτεία και τον συντονισμό του βοηθητικού προσωπικού για τις εκτελούμενες απ’ αυτό εργασίες,
ιζ) την εποπτεία και τον συντονισμό του προσωπικού με σύμβαση ορισμένου χρόνου,
ιη) τη μετακίνηση εκτός έδρας, στην Ελλάδα ή στην αλλοδαπή, του προσωπικού,
ιθ) την επεξεργασία των στοιχείων της τηρούμενης βάσης δεδομένων για την αριθμητική σύνθεση και τις αριθμητικές μεταβολές του προσωπικού Ν.Π.Ι.Δ., τον προγραμματισμό των αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό και τη στελέχωση των υπηρεσιών του Ν.Π.Ι.Δ.,
κ) την κατάρτιση, αξιολόγηση και επανασχεδιασμό των περιγραμμάτων των θέσεων εργασίας του Ν.Π.Ι.Δ.,
κα) τον εντοπισμό των εκπαιδευτικών αναγκών του προσωπικού του Ν.Π.Ι.Δ. και την ανάπτυξη και εφαρμογή εκπαιδευτικών προγραμμάτων, σε συνάρτηση με τα περιγράμματα θέσεων εργασίας και σε συνεργασία με την Εισαγωγική Κατεύθυνση Μουσουλμανικών Σπουδών του Τμήματος Θεολογίας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης,
κβ) την εφαρμογή συστημάτων στοχοθεσίας και μεθόδων μέτρησης της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας του προσωπικού και των υπηρεσιών του Ν.Π.Ι.Δ., την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των μετρήσεων και τη διατύπωση συγκεκριμένων προτάσεων για τη βελτίωση της λειτουργίας των υπηρεσιών,
κγ) την έγκαιρη έκδοση των εκθέσεων αξιολόγησης ουσιαστικών προσόντων όλων των υπαλλήλων,
κδ) τη διαχείριση των θεμάτων αξιολόγησης του προσωπικού και την παρακολούθηση εφαρμογής του οικείου συστήματος,
κε) την εξυπηρέτηση του κοινού και την επικοινωνία του με την, κατά περίπτωση, αρμόδια υπηρεσία του Ν.Π.Ι.Δ.,
κστ) την εποπτεία και την ορθή τήρηση των όρων ασφαλείας, υγιεινής και καλής λειτουργίας των χώρων εργασίας και του Τεμένους, καθώς επίσης και της ευπρεπούς παρουσίας και συμπεριφοράς του πάσης φύσεως προσωπικού του Ν.Π.Ι.Δ. κατά τις ώρες λειτουργίας του Τεμένους.
κζ) την οργάνωση βιβλιοθήκης και αρχείων πληροφοριακού υλικού,
κη) την έκδοση εγκυκλίων που ρυθμίζουν τα εσωτερικά λειτουργικά θέματα των υπηρεσιών, σύμφωνα με τις αποφάσεις του Δ.Σ.,
κθ) την κατάρτιση της αναγγελίας πρόσληψης και αποχώρησης του κάθε είδους προσωπικού και την υποβολή της στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ»,
λα) τη σύνταξη των ετήσιων πινάκων προσωπικού και την υποβολή τους στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ»,
λβ) την άσκηση κάθε άλλης αρμοδιότητας που μπορεί να του ανατεθεί με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου,
5. Το Γραφείο Πρωτοκόλλου – Γραμματείας είναι αρμόδιο για:
α) την τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου εισερχομένων-εξερχομένων,
β) την τήρηση του εμπιστευτικού πρωτοκόλλου,
γ) την τήρηση του απόρρητου πρωτοκόλλου,
δ) την ορθή διεκπεραίωση αυθημερόν της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο και της επικύρωσης των αντίγραφων αυτής, καθώς και κάθε άλλο αντίγραφο,
ε) την τήρηση του γενικού αρχείου και την καταστροφή του θεωρουμένου ως άχρηστου (για την καταστροφή του οποίου μεριμνά μετά την έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου),
στ) την τήρηση του ηλεκτρονικού αρχείου των υπηρεσιών του Ν.Π.Ι.Δ.,
ζ) την παραλαβή και εν γένει διακίνηση της αλληλογραφίας, φυλλαδίων, ανακοινώσεων και εντύπων, που ενδιαφέρουν ή αφορούν το Τέμενος.