Άρθρο 13 – Έκδοση Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων

Όλες οι διαδικασίες για τη διαχείριση δημοσίων εγγράφων από τους φορείς του δημόσιου τομέα, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η έκδοση, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η εσωτερική και η εξωτερική διακίνηση, η πρωτοκόλληση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω ΤΠΕ.
2. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παράγονται είτε πλήρως αυτοματοποιημένα μέσω ειδικού πληροφοριακού συστήματος που συνθέτει κατάλληλα στοιχεία δεδομένων, είτε μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής γραφείου, είτε μέσω ψηφιοποίησης έντυπου εγγράφου. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα εκδίδονται σε μία από τις ακόλουθες μορφές: α) ως πρωτότυπα ηλεκτρονικά έγγραφα της παρ. 3, β) ως ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα της παρ. 4, γ) ως ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα της παρ. 5.
3. Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου.
4. Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα φέρουν υποχρεωτικά: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου οργάνου, γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και δ) τα στοιχεία του οργάνου που υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων.
5. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα εκδίδονται από τους φορείς του δημόσιου τομέα μέσω ψηφιοποίησης ή αναπαραγωγής με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων που κατέχουν στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο. Σε περίπτωση καταστροφής έντυπων εγγράφων μετά από την έκδοση των αντίστοιχων ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων, στο πρωτόκολλο καταστροφής μνημονεύονται τα ειδικότερα στοιχεία που αναφέρονται στην παραγωγή και αρχειοθέτηση του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου.
6. Με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας.
7. Με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζονται τα τεχνικά θέματα, τα πρότυπα και οι ελάχιστες προδιαγραφές μορφής και αναγκαίων στοιχείων των ηλεκτρονικών δημόσιων εγγράφων, οι διαδικασίες που απαιτούνται σε περίπτωση που ένα ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή ένα σχέδιο εγγράφου προσυπογράφεται από περισσότερους υπαλλήλους-λειτουργούς διάφορων ιεραρχικών βαθμίδων, οι διαδικασίες, οι τεχνικές και κάθε ειδικότερο θέμα για την ψηφιοποίηση και καταστροφή έντυπων εγγράφων, εξαιρέσεις από την εφαρμογή του παρόντος άρθρου σε ειδικές περιπτώσεις, καθώς και οι λεπτομέρειες εφαρμογής του παρόντος άρθρου.

  • 17 Ιουλίου 2020, 11:06 | ΕΥΑΓΓΕΛΙΑ ΠΑΠΑΔΑΚΗ

    Άρθρο 13 παρ.3α
    Ποια θα είναι αυτή η “κεντρική/πρώτη” ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα;
    Από ποιον Φορέα θα εκδίδεται;
    Θα επιτρέπονται εγκεκριμένες ηλεκτρονικές χρονοσφραγίδες από Παρόχους;

    Άρθρο 13 παρ.3β
    Προφανώς εδώ η ηλεκτρονική υπογραφή αφορά το φυσικό πρόσωπο.
    Θα υπάρχει δυνατότητα οι συγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές να εκδίδονται σε φυσικά πρόσωπα που εκπροσωπούν τον Φορέα ή μία υπηρεσία του Φορέα;

    Άρθρο 13 παρ.4β
    Θα υπάρχει διαφορετικού τύπου ηλεκτρονική υπογραφή στην περίπτωση του αντιγράφου ή θα είναι μία ηλεκτρονική υπογραφή φυσικού προσώπου του αρμοδίου όπως και στην περίπτωση ενός πρωτότυπου εγγράφου;

  • 17 Ιουλίου 2020, 11:14 | ΕΥΑΓΓΕΛΙΑ ΠΑΠΑΔΑΚΗ

    Υπάρχει πρόβλεψη για πολιτική αρχειοθέτησης των εγγράφων και αν ναι ποια είναι αυτή;
    Θα υπάρχουν συγκεκριμένου τύπου έγγραφα που θα εκδίδονται και αν ναι ποια θα είναι αυτά;
    Στην περίπτωση ηλεκτρονικής υπογραφής των εγγράφων, θα επιτρέπεται η μετατροπή τους σε άλλη μορφή και αν ναι σε ποια;