Άρθρο 18 – Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων

1. Η διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση δημοσίων εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα πραγματοποιείται αποκλειστικά με χρήση ΤΠΕ, με την επιφύλαξη των διατάξεων για την προστασία κρατικών ή άλλων απορρήτων και την απαγόρευση χορήγησης αντιγράφων.
2. Οι φορείς του δημόσιου τομέα διακινούν ή ανταλλάσσουν με χρήση ΤΠΕ έγγραφα και δεδομένα στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται οι όροι ασφαλείας στο επίπεδο που κάθε φορά επιβάλλεται από τη φύση των διακινούμενων εγγράφων και εξασφαλίζεται η αυθεντικοποίηση των δημοσίων λειτουργών και υπαλλήλων. Οι όροι ασφαλείας που πρέπει να τηρούνται για τη διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, καθορίζονται με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
3. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα διακινούνται μεταξύ των φορέων του δημόσιου τομέα σε μία από τις μορφές των παρ. 3, 4, 5 και 6 του άρθρου 13.
4. Στην περίπτωση των φορέων του δημοσίου τομέα, πλην των δημοσίων επιχειρήσεων και οργανισμών του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, η διακίνηση κάθε εγγράφου μεταξύ των ανωτέρω φορέων, καθώς και η διακίνηση εγγράφων με φορείς άλλων χωρών πραγματοποιείται μέσω του Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.), το οποίο αναπτύσσεται και λειτουργεί στο Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους ως άνω φορείς και αξιοποιεί για τη λειτουργία του το Ψηφιακό Οργανόγραμμα του άρθρου 16 του ν. 4440/2016. Κάθε φορέας του πρώτου εδαφίου μεριμνά για τη διασύνδεση της υφιστάμενης υποδομής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων ή του εσωτερικού του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε., καθώς και για την απόκτηση εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών και εγκεκριμένων ηλεκτρονικών σφραγίδων για το σύνολο των στελεχών του, από την Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.) ή από άλλο εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Όσοι φορείς διαθέτουν Σ.Η.Δ.Ε. συνεχίζουν την αυτοτελή λειτουργία του μέχρι την ολοκλήρωση της διασύνδεσής του με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. Η έναρξη διασύνδεσης του Σ.Η.Δ.Ε. κάθε φορέα με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. διαπιστώνεται με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Σε κάθε περίπτωση, η ημερομηνία αυτή δεν μπορεί να υπερβεί 31η Δεκεμβρίου 2020. Μέχρι την έκδοση των πράξεων του προηγούμενου εδαφίου, η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των ως άνω φορέων γίνεται με τη χρήση κάθε ΤΠΕ, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
5. Με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης καθορίζονται τα κοινά πρότυπα διασύνδεσης και διαλειτουργικότητας των Σ.Η.Δ.Ε., οι διαδικασίες και τα σχέδια διασύνδεσης με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε., η ημερομηνία έναρξης της παραγωγικής λειτουργίας του Κ.Σ.Η.Δ.Ε., καθώς και κάθε ειδικότερο θέμα για την εφαρμογή του παρόντος.

  • 17 Ιουλίου 2020, 16:18 | Διονύσης Ρ. Ρηγόπουλος

    Το παρόν άρθρο αναφέρει: «Το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους ως άνω φορείς και αξιοποιεί για τη λειτουργία του το Ψηφιακό Οργανόγραμμα του άρθρου 16 του ν. 4440/2016.»
    Όμως, το Ψηφιακό Οργανόγραμμα του άρθρου 16, του Ν. 4440/2016, είχε εξ αρχής σοβαρές ελλείψεις, όπως νομοθετήθηκε, και ακόμη μεγαλύτερες όπως εφαρμόστηκε, καθόσον δεν περιλαμβάνει τους υπηρετούντες υπαλλήλους. Συνεπώς είναι ανεπαρκές για να βασιστεί σε αυτό το Κ.Σ.Η.Δ.Ε.

    Μεταξύ των θετικών του τελευταίου χρόνου, πρέπει να σημειωθεί ότι έχει γίνει σημαντική πρόοδος ως προς τον αριθμό των καταχωρισμένων (ανεπαρκών) οργανογραμμάτων. Υπάρχουν σήμερα στο https://hr.apografi.gov.gr/organizations/browse?0 οργανογράμματα 1428 φορέων, έναντι 783 οργανογραμμάτων που υπήρχαν στις 16.10.2019. Δηλαδή, σε 9 μήνες, σχεδόν διπλασιάστηκε ο αριθμός των οργανογραμμάτων που είχαν γίνει σε 3 χρόνια. Όμως, ούτε ένα από τα οργανογράμματα αυτά δεν είναι σύννομο, επειδή δεν περιλαμβάνει του υπηρετούντες υπαλλήλους.

    Η ακαταλληλότητα των Οργανογραμμάτων του Ν.4440 (που εστιάζονται στις διαθέσιμες θέσεις ανά φορέα), για χρήσεις πέραν της κινητικότητας, ήταν ευρέως γνωστή από όταν αυτά δημιουργήθηκαν.
    Τότε, ο Οργανισμός Ανοιχτών Τεχνολογιών, με τροπολογία που δεν έγινε δεκτή στις 23.11.2016, είχε προτείνει να νομοθετηθεί ένα πλήρες οργανόγραμμα που να αποτελεί θεμέλιο και εργαλείο για τη Δημόσια Διοίκηση (https://eellak.ellak.gr/2016/11/24/paremvasi-tou-organismou-anichton-technologion-gia-tis-psifiakes-ipografes-ke-to-organogramma-tou-dimosiou-tomea-sto-schedio-nomou-tis-kinitikotitas/)
    Προηγουμένως, είχα επισημάνει τα προβλήματα εκείνου του οργανογράμματος με δύο σχόλια στη διαβούλευση του νομοσχεδίου της κινητικότητας με τίτλους «ΓΙΑΤΙ ΤΟ ΨΗΦΙΑΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΕΙΝΑΙ ΠΟΛΥΤΙΜΟ ΓΙΑ ΟΛΟΥΣ ΜΑΣ, (Μια τεράστια παράλειψη, που με αυτό το νομοσχέδιο μπορεί και πρέπει να αποκατασταθεί)» και «ΨΗΦΙΑΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ: ΑΣ ΤΟ ΚΑΝΟΥΜΕ ΣΩΣΤΑ!» (http://www.opengov.gr/ypes/?p=3958#comments). Επίσης, υπάρχουν και πολλά σχετικά άρθρα και ομιλίες, που φαίνονται στο αρχείο https://bit.ly/3eyqoex, με διαδικτυακές αναφορές στα περισσότερα εξ αυτών, και μετρητή ημερών από την αρχική πρόταση σε διαβούλευση του 2015, στη δεύτερη στήλη.

    Την ανάγκη να γίνει το ταχύτερο η Ενιαία Ψηφιακή Αποτύπωση του Δημοσίου, που θα αποτελέσει ένα διαρκή «καθρέφτη» της Δημόσιας Διοίκησης, την «κρεμάστρα» για πολλά άλλα δεδομένα της και υποδομή για πολλές εφαρμογές, επισημαίνω και σε σχόλιο στο « Άρθρο 82 – Ανάρτηση οργανογράμματος και στοιχείων υπηρετούντων» της παρούσας διαβούλευσης, εισηγούμενος να υιοθετηθεί ως περιεχόμενο του Άρθρου 82, το Άρθρο της κατατεθειμένης στις 19.10.2010 τροπολογίας του Οργανισμού Ανοικτών Τεχνολογιών και της Διεθνούς Διαφάνειας Ελλάδος για την Ενιαία Ψηφιακή Αποτύπωση του Δημοσίου (https://www.economia.gr/image/data/harry/TropologiaProsthikiStoAnaptyxiakoNomosxedio.pdf).

    Διονύσης Ρ. Ρηγόπουλος, Ph.D.
    Μέλος της ομάδας εργασίας για την ανοιχτή διακυβέρνηση
    του Οργανισμού Ανοιχτών Τεχνολογιών
    dionysis.rigopoulos@gmail.com

  • 14 Ιουλίου 2020, 16:12 | Κόγιας Μάριος

    Νομίζω ότι ο στόχος χρειάζεται να είναι, να υπάρχει στο μέλλον, μία και μοναδική εφαρμογή διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων για όλον τον δημόσιο τομέα. Με αυτόν τον τρόπο θα εφαρμόζονται κάθετα και οριζόντια οι ίδιοι κανόνες διαχείρισης/τήρησης/υπογραφής/διακίνησης εγγράφων σε όλες τις δημόσιες υπηρεσίες (κεντρικές/περιφερειακές/αυτοτελείς κ.λ.π.). Τέλος, θα λύσει όλα τα (πολύπλοκα/χρονοβόρα/πολυέξοδα) θέματα διασύνδεσης των εκάστοτε ετερογενών εφαρμογών διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων που υπάρχουν σήμερα ή θα αγοραστούν/εγκατασταθούν από κάποια π.χ. νεοιδρυθείσα δημόσια υπηρεσία στο μέλλον.

  • 10 Ιουλίου 2020, 22:25 | Δρ Γεώργιος Γιαννιτσιώτης

    Εάν διασυνδεθούν οι Βάσεις Δεδομένων των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, δεν θα απαιτείται διακίνηση εγγράφων για πάρα πολλές περιπτώσεις καθώς θα μπορεί να υπάρχει ελεγχόμενη πρόσβαση στην αναγκαία πληροφορία.